Kvittens av mottagna handlingar

Vad dokumentet används till

En kvittens av mottagna handlingar visar att en angiven person har tagit emot ett bestämt underlag. Den används exempelvis vid överlämning till en ny ekonomifunktion eller i slutet av ett uppdrag. En tydlig innehållsförteckning gör kvittensen användbar även när dokumenten senare har sorterats om.

Förbered underlaget

Gå igenom följande med den som ska använda och godkänna dokumentet. Beskriv det som gäller i just ert ärende så att villkoren går att kontrollera även efter överlämningen.

• Identifiera avsändare, mottagare och överlämningsdatum.
• Lista handlingarnas namn, perioder, versioner och antal där det behövs.
• Ange om det är original, kopior eller digitala filer.
• Beskriv överlämningssätt och eventuella saknade eller skadade delar.
• Precisera att kvittensen avser mottagande och vilka andra kontroller som återstår.

Avgränsningar och vanliga misstag

Undvik att mottagaren oavsiktligt intygar att innehållet är korrekt eller fullständigt när hen bara har tagit emot filerna. En kvittens bör inte heller användas som generell ansvarsbefrielse. Om uppdraget kräver kvalitetskontroll eller granskning behövs ett separat och mer preciserat ställningstagande.

Inför digital signering

Låt mottagaren få tillgång till handlingarna innan underskriften begärs. Ange en fast förteckning i huvuddokumentet; en länk till en föränderlig mapp ger en otydlig avgränsning. Välj mottagare som faktiskt kan kontrollera överlämningen.

Så hjälper Resly

Resly ger överlämningsansvarig en gemensam plats för handlingsförteckningen och mottagarens underskrift. Det gör det lättare att hitta vad mottagaren faktiskt har kvitterat vid ett senare överlämningssamtal. Ladda upp kvittensen som huvuddokument och lägg mottagaren som undertecknare. Använd försändelsens status för att se om svaret saknas och spara den förseglade kvittensen tillsammans med överlämningsförteckningen.