Bevara signerade dokument och deras bevisning

Spara originalfilen

Kontrollera underskriften när ni tar emot dokumentet. Spara filen som den är, tillsammans med kontrollresultatet. En utskrift eller en fil som har gjorts om till ett annat format ger inte samma möjlighet att kontrollera den ursprungliga underskriften.

Planera för kontroller längre fram

Det som behövs för att kontrollera en underskrift kan bli svårare att få tag på med tiden. Fråga därför hur tjänsten hjälper er att kontrollera den även i framtiden.

Vissa lösningar sparar resultatet av en tidigare kontroll. Andra samlar och tidsstämplar underlag för en ny kontroll senare. Be leverantören förklara vilken metod ni får.

Lagring och bevarande fyller olika behov

Dokumentet behöver gå att läsa. Ni kan också behöva visa att det inte har ändrats och bedöma underskriftens tillförlitlighet över tid.

EU har särskilda regler för kvalificerade bevarandetjänster och kvalificerad elektronisk arkivering. Reglerna betyder inte att alla företag måste köpa sådana tjänster för alla avtal. Arkivering visar inte heller ensam att innehållet är sant eller att personen fick skriva under.

Prova att flytta ett dokument

Om ni ska byta leverantör är ett provuttag ett bra arbetsstöd. Kontrollera att originalfiler, bilagor och resultat från tidigare kontroller följer med. Se till att resultaten går att koppla till rätt fil.

Ta reda på vem som ansvarar för fortsatt bevarande och vilka verktyg som behövs efter flytten.

Bestäm hur länge ni behöver spara

Tekniken bestämmer inte hur länge personuppgifter får sparas. Ni behöver ett ändamål och en rättslig grund enligt GDPR. Lagringstiden beror på dokumentet och reglerna som gäller för det.

Uppgifter kan behöva sparas för att uppfylla ett lagkrav eller hantera rättsliga anspråk. Dokumentera varför ni sparar dem. Myndighetshandlingar och andra särskilt reglerade dokument kan ha ytterligare krav.

Börja vid mottagandet

Kontrollera underskriften tidigt och bevara både den mottagna elektroniska handlingen och valideringsresultatet. Digg framhåller att tillgängliga certifikat, spärruppgifter och kryptografiska förutsättningar kan förändras. En kontroll som lyckas i dag kan därför vara svårare att upprepa senare.

Behåll filen i det format som kontrollen avsåg. En utskrift eller en konverterad läskopia ger inte samma möjlighet att maskinellt kontrollera den ursprungliga underskriften.

Vad ska bevarandet åstadkomma?

För underskriften handlar bevarandet om att kunna bedöma dess tillförlitlighet över tid. Kvalificerat bevarande enligt eIDAS artikel 34 kräver en kvalificerad tillhandahållare och förfaranden som kan förlänga tillförlitligheten efter den tekniska giltighetsperioden. Motsvarande bestämmelser gäller för kvalificerade stämplar genom artikel 40.

Elektronisk arkivering omfattar data och dokument i ett bredare livscykelperspektiv. En kvalificerad arkiveringstjänst ska bland annat säkerställa varaktighet, läsbarhet, integritet och korrekt ursprung under den lagstadgade eller avtalade bevarandetiden. En bevarad underskrift och ett läsbart dokument fyller alltså olika behov.

Valideringsintyg och arkivtidsstämpling

Digg beskriver valideringsintyg som ett sätt att bevara resultatet av en utförd validering. Arkivtidsstämpling samlar och tidsstämplar i stället underlag som kan användas vid en senare kontroll av underskriften.

Be därför om en förklaring av vad lösningen bevarar och hur framtida kontroller ska göras. Ett dokument med rubriken ”valideringsrapport” visar inte i sig att ett tekniskt valideringsintyg, ett SVT, har skapats.

Vad de nya EU-reglerna innebär

Förordning 2025/1946 anger standarder och anpassningar för kvalificerat bevarande av kvalificerade underskrifter och stämplar. Den trädde i kraft den 20 oktober 2025. Referenserna omfattar bland annat krav på bevisunderlag och kryptografisk övervakning.

Förordning 2025/2532 gäller kvalificerad elektronisk arkivering och trädde i kraft den 6 januari 2026. När en sådan tjänst arkiverar handlingar med kvalificerade underskrifter eller stämplar ska deras tillförlitlighet upprätthållas även efter den tekniska giltighetsperioden, åtminstone till bevarandetidens slut. En kvalificerad bevarandetjänst får användas för detta.

Kraven riktar sig här till de angivna kvalificerade tjänsterna. De innebär inte att varje verksamhet måste köpa kvalificerad arkivering för alla sina avtal. Båda förordningarna innehåller en standardväg för presumtion om överensstämmelse; även andra sätt att visa efterlevnad kan vara möjliga.

Vad kvalificerad arkivering kan styrka

Enligt eIDAS artikel 45i får elektroniskt arkiverade uppgifter inte nekas rättsverkan eller tillåtlighet som bevis enbart på grund av elektronisk form eller för att arkiveringen saknar kvalificerad status.

Kvalificerad arkivering ger en särskild presumtion om uppgifternas integritet och ursprung under bevarandet hos tillhandahållaren. Det är inte ett besked om att varje sakuppgift i dokumentet är sann eller att den som skrev under hade rätt att företräda ett företag.

Artikel 45j kräver också att behöriga förlitande parter ska kunna få en automatiserad rapport om integriteten från bevarandets början till uttaget. Rapporten ska bära arkiveringstillhandahållarens kvalificerade underskrift eller stämpel.

Praktiskt exempel: ni ska byta leverantör

Anta att ni vill flytta signerade avtal till ett annat system. Gör ett provuttag och kontrollera både att handlingarna går att läsa och att det underlag ni behöver för underskrifterna följer med. Följande frågor är vårt arbetsstöd utifrån bevarandeändamålen, inte en generell lagstadgad checklista.

• Vilka originalfiler, bilagor, underskrifter och valideringsresultat ingår i exporten?
• Går det att koppla varje kontrollresultat till rätt filversion och underskrift?
• Vilket ytterligare underlag och vilken programvara behövs för kontroll efter flytten?
• Vem ansvarar för fortsatt bevarande och eventuella förnyelser av bevisunderlaget?
• Hur hanteras åtkomst, rättelser, radering och avveckling enligt tillämpliga regler och avtal?

Bestäm lagringstiden utifrån handlingen

Att det finns tekniska möjligheter att bevara ett dokument länge avgör inte hur länge personuppgifterna får eller måste sparas. GDPR kräver ett ändamål, rättslig grund, lämplig säkerhet och en bedömning av lagringstiden. Rätten till radering har också undantag, exempelvis när uppgifter behövs för att uppfylla en rättslig förpliktelse eller för rättsliga anspråk.

Dokumentera därför vilken bevarandetid som gäller för respektive handling och varför. För myndighetshandlingar och särskilt reglerade dokument behöver arkiv- och sektorsregler undersökas tillsammans med dataskyddet.