Sekretessavtal, NDA

Vad dokumentet används till

Ett sekretessavtal, ofta kallat NDA, sätter ramar för information som delas under exempelvis en upphandling, produktutveckling eller företagsförhandling. Det hjälper parterna att skilja information som får användas i projektet från information som inte ska spridas eller användas för andra syften. Vid en upphandling kan ni exempelvis avgränsa sekretessen till kalkyler och teknisk dokumentation som lämnas för att utvärdera ett möjligt samarbete.

Förbered underlaget

Gå igenom följande med den som ska använda och godkänna dokumentet. Beskriv det som gäller i just ert ärende så att villkoren går att kontrollera även efter överlämningen.

• Ange vilka parter som lämnar respektive tar emot information.
• Beskriv informationen och hur muntliga uppgifter ska identifieras.
• Precisera tillåtet ändamål och vilka medarbetare eller rådgivare som får ta del av materialet.
• Ta ställning till undantag, exempelvis redan kända eller offentliga uppgifter.
• Bestäm giltighet, återlämning, radering och hantering av nödvändiga bevarade kopior.

Avgränsningar och vanliga misstag

Undvik att låta sekretessen omfatta allt utan att förklara vad mottagaren faktiskt får göra. Diskutera även hur krav på utlämnande eller rapportering ska hanteras. Ett sekretessavtal ersätter inte ett licensavtal för programvara eller ett biträdesavtal för personuppgiftsbehandling.

Inför digital signering

Skicka gärna NDA:n innan den känsliga presentationen delas. Avtalstexten behöver beskriva informationsutbytet, men behöver inte innehålla själva företagshemligheten. Kontrollera att rätt organisation och företrädare finns angivna på båda sidor.

Så hjälper Resly

Reslys signeringsstatus hjälper projektansvarig att se om NDA:n fortfarande väntar på underskrift inför ett informationsutbyte. Kontrollera att slutdokumentet är förseglat innan ni använder det som underlag för att gå vidare. Namnge försändelsen efter projektet. Om sekretessen ska följas över längre tid kan en avtalspost samla ansvarig person, giltighet och senare ändringar.