Orderbekräftelser för kundens godkännande

Vad dokumentet används till

En orderbekräftelse sammanfattar en beställning med produkter, pris och leveransuppgifter. Om kunden ska godkänna den behöver texten förklara vad godkännandet avser. Det kan vara att kontrollera en redan gjord order eller att uttryckligen acceptera vissa ändringar. Den skillnaden är viktig för både försäljning och den som sätter igång leveransen.

Förbered innehållet

Gå igenom följande innan ni fastställer den version som ska skickas. Skriv ut de överenskomna uppgifterna så att även den som tar över ärendet senare kan förstå dem.

• Hänvisa till kundens order, offert eller tidigare avtal och ange orderbekräftelsens eget nummer.
• Kontrollera artikelnummer, antal, utförande, leveransadress och kundens faktureringsreferens.
• Redovisa pris och avgifter och markera tydligt varje avvikelse från den ursprungliga beställningen.
• Ange beräknad leveransdag, delleveranser och sista tid för sådana ändringar ni erbjuder.
• Skriv vad kunden godkänner och vem som ska hantera frågor innan produktion eller leverans startar.

Vanliga missar och viktiga gränser

En orderbekräftelse bör inte användas för att obemärkt lägga till nya villkor. Avtalslagens regler skiljer mellan ett överensstämmande svar och ett svar med tillägg eller förbehåll. Granska därför förhållandet till den ursprungliga ordern. Interna artikeltexter behöver också översättas till något kunden faktiskt kan kontrollera.

Tänk på vid digital signering

Lägg särskilt fram avvikelser som behöver kundens uttryckliga ställningstagande. En signatur på en leveransadress bör inte beskrivas som ett godkännande av nya ansvarsbegränsningar. Spara kopplingen till den beställning bekräftelsen gäller.

Så kan Resly förenkla arbetet

I Resly kan orderansvarig granska artiklar, priser och datum innan kunden får orderbekräftelsen. Använd ett tydligt ärendenamn med ordernummer och skriv ett meddelande som förklarar vad mottagaren ska kontrollera. Följ signeringen tills slutdokumentet är förseglat och lämna därefter den godkända versionen till leveransorganisationen. Om orderbekräftelsen hör till ett befintligt avtal kan försändelsen länkas till dess avtalspost för fortsatt åtkomst till sammanhanget.