Avtal om löneadministration

Vad dokumentet används till

Ett avtal om löneadministration beskriver vem som sammanställer, kontrollerar och levererar löneunderlag. Det behövs när en extern part sköter hela eller delar av löneprocessen. Avtalet bör särskilt skilja bearbetning av uppgifter från arbetsgivarens beslut om lön, ledighet och ersättningar. En vanlig kontrollpunkt är exempelvis att arbetsgivaren först godkänner frånvarounderlaget och därefter den färdiga lönesammanställningen innan någon betalningsfil används hos banken.

Förbered underlaget

Gå igenom följande med den som ska använda och godkänna dokumentet. Beskriv det som gäller i just ert ärende så att villkoren går att kontrollera även efter överlämningen.

• Förteckna lönegrupper, system och återkommande moment som ingår.
• Bestäm hur frånvaro, förmåner och löneändringar lämnas och godkänns.
• Ange kontrollpunkter, kontaktpersoner och hantering av sena rättelser.
• Skilj framtagning av betalningsfil från godkännande av bankutbetalning.
• Kartlägg personuppgiftsbehandling, åtkomst och överlämning vid avslut.

Avgränsningar och vanliga misstag

Avtalet behöver beskriva vad leverantören ska göra när underlaget är ofullständigt. När personuppgifter behandlas på arbetsgivarens uppdrag behöver biträdesrelationen regleras. Undvik att lägga verkliga lönelistor eller uppgifter om anställdas hälsa i ett brett distribuerat uppdragsavtal.

Inför digital signering

Låt löneansvarig kontrollera ansvarsmatrisen och att kunden behåller en tydlig beslutspunkt före lönekörning. Välj mottagare utifrån deras uppgift i avtalet. Signeringen ger inte leverantören bankbehörighet eller rätt att ändra anställningsvillkor.

Så hjälper Resly

Löneansvarig kan granska kontrollpunkterna före underskrift i Resly. Begränsa åtkomsten till uppdragsavtalet utifrån vilka som behöver arbeta med villkoren och kontrollera organisationens förval för delning. Skapa en avtalspost för löneuppdraget och länka försändelsen. Kontrollera åtkomstlistan och utse ansvariga som kan följa upp förändringar i uppdragets omfattning.