Sponsringsavtal

Vad dokumentet används till

Ett sponsringsavtal beskriver vad en sponsor bidrar med och vilka motprestationer mottagaren ska leverera. Det kan handla om pengar, utrustning eller tjänster i utbyte mot exponering och aktiviteter. Dokumentet bör hjälpa parterna att följa upp vad som faktiskt har genomförts. För en konferens kan exempelvis en logotyp på scenen, ett visst antal biljetter och ett utställarbord beskrivas som tre separata motprestationer.

Förbered underlaget

Gå igenom följande med den som ska använda och godkänna dokumentet. Beskriv det som gäller i just ert ärende så att villkoren går att kontrollera även efter överlämningen.

• Ange sponsor, mottagare och vilket arrangemang eller vilken verksamhet som stöds.
• Specificera bidragets form, värde och leverans eller betalningsplan.
• Lista motprestationer som skyltning, biljetter, innehåll och deltagande.
• Bestäm godkännande av logotyper och annat material före användning.
• Reglera inställt arrangemang, ändrad omfattning och uppföljning av leveransen.

Avgränsningar och vanliga misstag

Undvik formuleringar som maximal synlighet utan placering, format eller period. Sponsringens skattemässiga behandling bedöms separat och avgörs inte av dokumentets rubrik. Beskriv också om en utebliven motprestation ska ersättas, ändras eller leda till en ekonomisk justering.

Inför digital signering

Lägg en numrerad lista över motprestationer i det signerade underlaget. Kontrollera att rätt organisation får stödet och ansvarar för leveransen. Avtalssigneringen ersätter inte senare uppföljning av exponering eller genomförda aktiviteter.

Så hjälper Resly

Låt sponsoransvarig granska motprestationerna i Resly innan parterna skriver under. Den förseglade överenskommelsen ger sedan uppföljningen en fast lista att jämföra exponering och aktiviteter mot. Samla sponsringen i en avtalspost och länka försändelsen. Ange ansvarig för uppföljningen och registrera slutdatum manuellt om ni vill välja påminnelser inför nästa avtalsperiod.