Hur länge ska signerade avtal sparas?

Bokföring har en särskild regel

Dokument som behövs för bokföringen kallas räkenskapsinformation. Det kan vara fakturor, årsredovisningar och vissa avtal.

Huvudregeln är att spara informationen till slutet av det sjunde året efter det kalenderår då räkenskapsåret slutade. Regeln gäller företag som omfattas av bokföringslagen. Den gäller inte automatiskt alla avtal.

Ett exempel med brutet räkenskapsår

Om räkenskapsåret slutar den 30 juni 2025 ska dess räkenskapsinformation enligt huvudregeln sparas till och med den 31 december 2032. Ni räknar alltså inte sju år från dagen då någon skrev under.

När tiden har gått ut kan det ändå finnas andra skäl och regler som gör att dokumentet behöver sparas.

Betalningskrav har andra tidsgränser

Preskription handlar om när rätten att kräva ut en fordran går förlorad. Huvudregeln är tio år från att fordringen uppstod. För vissa krav mot konsumenter är tiden tre år. Särskilda regler och avbrott kan ändra beräkningen.

Det är därför inte en regel om att alla avtal ska sparas i tio år från signering.

Spara rätt underlag med rätt skydd

En utskrift ger inte samma möjlighet att kontrollera en elektronisk underskrift som originalfilen. Kontrollera vilket underlag ni behöver innan ni byter filformat.

För personuppgifter behöver ni ett ändamål, en rättslig grund och lämpligt skydd. Lagkrav eller rättsliga anspråk kan göra att uppgifter behöver sparas trots en begäran om radering. Dokumentera varför ni sparar dem och när ni ska bedöma behovet igen.

Börja med att klassificera handlingen

Räkenskapsinformation omfattar bland annat verifikationer, årsredovisningar och systemdokumentation. Även avtal och andra handlingar av särskild betydelse för att belysa verksamhetens ekonomiska förhållanden ingår enligt 1 kap. 2 § bokföringslagen. Att en fil är elektroniskt signerad avgör inte i sig klassificeringen.

Företaget ska bevara räkenskapsinformationen och de system och den utrustning som behövs för att presentera den. Staten, kommunerna och regionerna omfattas inte av bokföringsskyldigheten enligt just denna lag; deras redovisning och arkiv kräver en annan bedömning.

Räkna från kalenderåret då räkenskapsåret slutade

Huvudregeln i 7 kap. 2 § är bevarande till och med det sjunde året efter utgången av kalenderåret då räkenskapsåret avslutades. Fristen räknas alltså inte från underskriftsdatumet. BFN förklarar också hur ett brutet räkenskapsår påverkar tiden.

Följande exempel är beräknade från lagens huvudregel. De gäller räkenskapsinformation för respektive räkenskapsår och är inte beslut om när ett avtal får raderas.

• Räkenskapsåret slutar 31 december 2025: bevara till och med 31 december 2032.
• Räkenskapsåret slutar 30 juni 2025: bevara till och med 31 december 2032.
• Räkenskapsåret slutar 30 juni 2026: bevara till och med 31 december 2033.

En överföring får inte förlora räkenskapsinformation

Enligt 7 kap. 1 § ska elektronisk räkenskapsinformation som utgångspunkt bevaras i mottaget eller upprättat format och innehåll. 7 kap. 6 § medger förstöring av den tidigare handlingen efter överföring, men endast när tekniska metoder, organisatoriska åtgärder och övriga omständigheter inte innebär risk att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner.

BFN beskriver att en elektronisk faktura kan överföras till papper under dessa villkor. Bevarandet av själva underskriftsbevisningen måste samtidigt bedömas: en utskrift ger inte samma möjlighet till teknisk kontroll av originalunderskriften. Vårt praktiska råd är därför att kontrollera både informationsinnehåll och underskriftsunderlag före ett formatbyte.

Preskription är inte en gemensam arkiveringstid

Preskriptionslagen gäller fordringar och får vika för särskilda regler. Huvudregeln är tio år från fordringens tillkomst. För lagens avgränsade konsumentfordringar gäller tre år: när en näringsidkare har tillhandahållit en vara, tjänst eller annan nyttighet för huvudsakligen enskilt bruk. Bland annat löpande skuldebrev undantas från den treåriga regeln.

Preskriptionen kan avbrytas, exempelvis genom ett erkännande eller ett skriftligt krav som gäldenären får. Då kan en ny frist börja löpa enligt 5–7 §§. Avtalets underskriftsdag och fordringens tillkomst behöver därför skiljas åt. Reglerna ger ingen generell instruktion att spara alla avtal i tio år från signering.

GDPR kräver en egen bedömning

Personuppgifter ska inte sparas längre än vad ändamålet kräver. Behandlingen behöver rättslig grund och lämpligt skydd. Rätten till radering gäller inte i den utsträckning uppgifterna behövs för exempelvis en rättslig förpliktelse eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Ett undantag från radering är inte i sig en ny rättslig grund och innebär inte obegränsad lagring. När ett bokföringskrav löper ut behöver ni bedöma om andra dokumenterade skäl och rättsliga grunder finns för fortsatt behandling.

Dokumentera beslutet för varje handlingstyp

Som arbetsstöd kan ni samla följande uppgifter i er dokumenthantering. Listan är vårt förslag för att göra bedömningen spårbar; den ersätter inte prövningen av tillämpliga regler.

• Vilken handlingstyp gäller beslutet och varför behöver den sparas?
• Vilken regel eller annan rättslig grund stöder lagringen?
• Vilken händelse börjar tiden räknas från, och när ska behovet omprövas?
• Vilka originalfiler och kontrollresultat behövs för underskrifterna?
• Vem ansvarar för åtkomst, export och kontrollerad radering?