Sekretessförbindelse för anställda

Vad dokumentet används till

Sekretessförbindelsen tydliggör hur en medarbetare ska hantera information i sin roll. Den är särskilt användbar när arbetet ger tillgång till kunduppgifter, utvecklingsmaterial eller affärsplaner. Beskriv situationer som faktiskt förekommer i verksamheten, så att dokumentet kan användas vid introduktion och när åtkomst eller arbetsuppgifter ändras.

Förbered innehållet

Gå igenom följande innan ni fastställer den version som ska skickas. Skriv ut de överenskomna uppgifterna så att även den som tar över ärendet senare kan förstå dem.

• Definiera vilka typer av information som omfattas och ge relevanta exempel utan att röja hemligheter.
• Beskriv tillåten användning, godkända lagringsplatser och hur information får delas inom arbetet.
• Ange kontaktväg vid felutskick, förlust av utrustning eller osäkerhet om utlämnande.
• Förklara vad som ska återlämnas eller tas bort när uppdrag, behörighet eller anställning upphör.
• Ange omfattning över tid och skilj sekretess från eventuella konkurrens- eller värvningsbegränsningar.

Vanliga missar och viktiga gränser

Normala yrkeserfarenheter och färdigheter är inte företagshemligheter enligt lagen om företagshemligheter. Detsamma gäller information om brott eller andra allvarliga missförhållanden. Formulera inte förbindelsen som ett obegränsat förbud att tala om arbetsplatsen, och granska undantag för tillåten rapportering och andra skyddade uppgifter innan den används.

Tänk på vid digital signering

Kontrollera att dokumentet passar den aktuella rollen och att hänvisade säkerhetsregler går att läsa. En underskrift är ett underlag för information och överenskommelse; planera också hur de praktiska rutinerna ska gås igenom med medarbetaren.

Så kan Resly förenkla arbetet

Skicka den rollanpassade förbindelsen i en egen Resly-försändelse eller tillsammans med anställningsavtalet som ett separat huvuddokument. Låt informationsansvarig eller HR granska innehållet först. Följ status och kontrollera att den förseglade PDF-filen finns. Om säkerhetsinstruktioner läggs som bilagor behöver ni komma ihåg att de inte signeras, så bindande åtaganden ska finnas i huvuddokumenten som medarbetaren får läsa och skriva under. Namnge versionen efter dess giltighetsdatum.