England och Wales: signering, deeds och vittnen

Börja med rätt dokument och rätt avsikt

Den som skriver under ska avse att bekräfta dokumentet genom sin underskrift. Kontrollera också om lagen eller avtalet kräver ett särskilt sätt att skriva under. Det räcker inte att en tjänst visar att signeringen är klar.

En deed kräver mer än en underskrift

En deed är en rättslig handling med särskilda formkrav. När en privatperson själv skriver under enligt det vanliga vittnesförfarandet ska vittnet vara på plats och se underskriften. En videolänk räcker inte enligt myndighetens vägledning.

Det finns också ett rättsligt steg som kallas delivery: personen ska visa en avsikt att vara bunden av handlingen. Det är inte bara att skicka filen.

Bolag kan följa en annan väg

Ett bolag som omfattas av Companies Act kan exempelvis låta två behöriga personer skriva under enligt lagens regler. Det alternativet skiljer sig från att en director skriver under inför ett vittne. Ta därför reda på vilka personer som ska skriva under och vilken regel som används.

QES tar inte bort vittneskrav överallt

Fastighetsregistret har ett särskilt elektroniskt förfarande som kan användas utan vittne. Där krävs bland annat kvalificerade underskrifter, tidsstämplar och stöd för långtidsvalidering. Även dokumentets utformning och sättet att lämna in det är reglerade.

Det är alltså inte en regel som tar bort vittnen från alla deeds. Kontrollera hela förfarandet som gäller för din handling.

Avsikten och formkraven avgör

Law Commissions sammanfattning beskriver att elektroniska underskrifter kan användas om personen avser att autentisera dokumentet och tillämpliga formaliteter är uppfyllda. En viss teknik eller säkerhetsnivå krävs inte generellt för varje underskrift. Lag, avtalsvillkor och särskilda rättsregler för dokumentet kan däremot ställa egna krav.

En inskriven namnteckning eller en elektronisk bekräftelse måste alltså bedömas i sitt sammanhang. Att en plattform visar statusen signerad avgör inte ensamt om rätt person har avsett att skriva under rätt dokument.

Bevisning är en separat fråga

Section 7 i Electronic Communications Act 2000 gör en elektronisk underskrift och dess certifiering tillåtna som bevis i frågor om uppgifternas äkthet eller integritet. Bestämmelsen ger inte varje elektronisk underskrift ett på förhand bestämt bevisvärde och gör inte ett dokument giltigt om dess formkrav saknas.

I ett konkret fall behöver man därför skilja mellan att materialet får användas som bevis och vad det faktiskt visar om dokumentet och undertecknandet.

En deed har egna krav

En deed är en särskild form av rättslig handling. Enligt section 1(2) i Law of Property (Miscellaneous Provisions) Act 1989 måste handlingen visa att den är avsedd att vara en deed och vara korrekt upprättad som sådan. För en privatperson som själv skriver under anger section 1(3)(a)(i) underskrift i närvaro av ett vittne som bestyrker den.

Det krävs dessutom delivery as a deed. Här betyder delivery ett rättsligt moment där en avsikt att vara bunden uttrycks genom ord eller handlande; det är inte bara att en fil skickas. Section 1 innehåller också ett alternativ för när någon annan skriver under på personens anvisning och i dennes närvaro, med två vittnen. De olika fallen ska inte blandas ihop.

Videolänk ersätter inte det vanliga vittneskravet

HM Land Registrys aktuella vägledning anger att vittnet ska vara fysiskt närvarande vid undertecknandet när detta vittnesförfarande används. Det gäller även när både undertecknaren och vittnet använder elektroniska underskrifter. Enbart närvaro via videolänk räcker inte enligt vägledningen.

Ett illustrativt exempel: en person skriver själv under en deed elektroniskt medan vittnet bara ser signeringen på video från en annan plats. Man ska då inte behandla fysisk närvaro som uppfylld bara för att båda signaturerna finns i samma digitala dokument. Detta exempel gäller det vanliga vittnesförfarandet, inte fastighetsregistrets särskilda väg enligt section 91 nedan.

Bolag kan ha en annan underskriftsväg

För bolag inom Companies Act 2006 anger section 44 bland annat två alternativa sätt att underteckna: två authorised signatories, eller en director inför ett vittne som bestyrker underskriften. Lagen definierar authorised signatories som bolagets directors och, i de angivna fallen, dess secretary. Två valfria anställda uppfyller därför inte automatiskt det alternativet.

Bolagsalternativet med två behöriga undertecknare har inte samma vittnesmoment som alternativet med en director. För att handlingen ska vara en deed kräver section 46 också delivery, med en presumtion för delivery vid korrekt execution om motsatt avsikt inte visas. Reglerna ska inte utan vidare överföras till varje utländskt bolag.

Mottagande myndighet kan kräva ett särskilt förfarande

HM Land Registry skiljer i practice guide 82 mellan olika signeringsförfaranden. För conveyancer-certified electronic signatures ska en behörig fastighetsjurist ansvara för processen och ett särskilt intyg lämnas. Guiden anger också villkor för plattformen, deltagarna och färdigställandet.

Att en elektronisk underskrift kan vara giltig enligt allmänna regler betyder därför inte att valfri signerad PDF kan lämnas in för registrering. Välj rätt förfarande för handlingen och följ dess samlade villkor.

En särskild elektronisk väg kan användas utan vittne

Land Registration Act 2002 section 91 låter vissa elektroniska handlingar behandlas som deeds när lagens och föreskrifternas villkor är uppfyllda. HM Land Registry kallar dessa dispositionary documents. Det är ett särskilt förfarande; underskrifterna behöver då inte bevittnas på samma sätt som i en vanlig deed.

Notice 2, gällande från den 1 juni 2026, kräver bland annat QES med inbäddade tidsstämplar och aktiverat stöd för långtidsvalidering, LTV. Alla berörda undertecknare ska signera ett och samma dokument. Dokumentformen och uppgifterna om när handlingen får verkan ska följa Notice, och ansökan ska lämnas genom Digital Registration Service eller Business Gateway.

En QES ensam gör alltså inte att man kan hoppa över vittnet i vilken deed som helst. Förfarandet måste omfattas av section 91 och uppfylla samtliga tillämpliga villkor i reglerna och Notice 2.