Överenskommelse om att avsluta ett kundavtal

Vad dokumentet används till

En avslutsöverenskommelse används när kund och leverantör gemensamt bestämmer hur ett avtal ska upphöra. Den kan behövas när ett vanligt uppsägningsmeddelande inte täcker återstående leveranser, betalningar eller data. Dokumentet bör gå att omsätta i en praktisk avslutsplan med namngivna ansvariga och tydliga datum.

Förbered innehållet

Gå igenom följande innan ni fastställer den version som ska skickas. Skriv ut de överenskomna uppgifterna så att även den som tar över ärendet senare kan förstå dem.

• Identifiera avtalet som avslutas och skilj sista avtalsdag från sista leverans eller åtkomstdag.
• Lista återstående arbeten, fakturor, krediter och eventuella överenskomna ersättningar med belopp och datum.
• Beskriv överlämning av material, export av data, återlämning av utrustning och stöd vid leverantörsbyte.
• Ange vilka villkor som ska fortsätta gälla efter avslutet och hur kvarstående frågor ska hanteras.
• Utse kontaktpersoner och bestäm hur genomförda avslutsåtgärder ska bekräftas mellan parterna.

Vanliga missar och viktiga gränser

Var tydlig med vilka krav som faktiskt slutregleras. En svepande formulering om att allt är löst kan vara svår att förena med en lista över ännu öppna fel eller betalningar. Skilj också den gemensamma överenskommelsen från en ensidig uppsägning eller hävning, där andra förutsättningar behöver kontrolleras.

Tänk på vid digital signering

Låt behöriga företrädare godkänna slutregleringen och kontrollera alla bilagereferenser. Bevara viktiga underlag innan åtkomst stängs. Signeringen visar att parterna har tagit ställning till texten; själva överlämningen behöver följas upp efteråt.

Så kan Resly förenkla arbetet

I Resly kan ekonomi och leveransansvarig granska avslutsvillkoren före parternas underskrifter. Länka försändelsen till kundavtalets befintliga avtalspost så att bakgrunden och avslutet hålls samman. När slutdokumentet är förseglat kan det användas som underlag för er praktiska avveckling. Uppdatera avtalspostens datum och anteckningar efter överenskommelsen och utse ansvarig för kvarstående åtgärder; betalningar, dataöverföring och stängning av tjänster behöver genomföras separat. Behåll tydliga dokumentnamn för avslutsöverenskommelsen.