Fastighetsförvaltningsavtal

Vad dokumentet används till

Ett fastighetsförvaltningsavtal anger vilka uppgifter en förvaltare ska utföra åt en fastighetsägare. Uppdraget kan gälla teknik, ekonomi, hyresadministration eller en kombination. Beskriv omfattningen per fastighet och gör ansvarsfördelningen synlig. Ange särskilt vilka beslut förvaltaren får fatta själv och när ägaren måste godkänna en beställning. Det hjälper båda parter vid felanmälningar och akuta situationer.

Förbered underlaget

Gå igenom uppgifterna innan slutversionen skickas för godkännande. Anpassa omfattningen efter det faktiska ärendet och kontrollera att hänvisade handlingar går att identifiera.

• Lista fastigheter, installationer och förvaltningstjänster som omfattas.
• Ange servicenivåer, beredskap och rapporteringsintervall.
• Bestäm beställningsmandat, beloppsgränser och attestordning.
• Beskriv hantering av leverantörer, nycklar och verksamhetsinformation.
• Planera ersättning, uppföljning och överlämning vid byte av förvaltare.

Vanliga missförstånd och gränser

Ett allmänt ansvar för fastigheten är svårt att följa upp. Skilj löpande tillsyn från större underhåll, projektering och myndighetskontakter. Ange vilka uppgifter ägaren behöver lämna för att förvaltaren ska kunna arbeta. Ett undertecknat uppdragsavtal ska inte ersätta särskilda fullmakter eller kontroll av vilka skyldigheter som fortfarande ligger på ägaren. Beskriv även rapporteringen vid akuta händelser.

Att tänka på vid elektronisk signering

Låt teknisk och ekonomisk förvaltning granska respektive del före underskrifterna. Beskriv tydligt vilka parter som ingår avtalet och vem som företräder dem. Eventuella fullmakter bör ha eget tydligt syfte och omfattning.

Så kan Resly stödja arbetet

Skapa en försändelse i Resly med avtalet och den tjänsteförteckning som ska undertecknas. Tekniskt ansvarig och ekonomi kan granska innan ägare och förvaltare signerar. Skapa en avtalspost från avtalslistan och länka försändelsen, med fastighetstaggar och ansvariga. Samla tillägg och överlämningar där och välj påminnelser före registrerat slutdatum.