Leveransgodkännanden

Vad dokumentet används till

Ett leveransgodkännande dokumenterar beställarens beslut om en viss leverans. Det används när parterna behöver en tydlig punkt mellan leverans och nästa steg, exempelvis betalning, införande eller förvaltning. Beskriv vad som faktiskt har lämnats över och vad beställaren har kontrollerat. En mottagen fil och en godkänd leverans är olika saker, vilket bör synas i dokumentets formulering.

Förbered underlaget

Gå igenom uppgifterna innan slutversionen skickas för godkännande. Anpassa omfattningen efter det faktiska ärendet och kontrollera att hänvisade handlingar går att identifiera.

• Identifiera leveransen med datum, version och avtalshänvisning.
• Lista genomförda kontroller och vilket underlag de bygger på.
• Ange godkänd del och eventuella undantag eller restpunkter.
• Beskriv vem som åtgärdar kvarstående frågor och när.
• Förklara vilka avtalade följder godkännandet ska få.

Vanliga missförstånd och gränser

Undvik ett obegränsat godkännande när bara en del av leveransen har granskats. Ett generellt allt klart kan skapa oklarhet om senare invändningar. Om beställaren accepterar en leverans med restpunkter bör dessa stå i samma dokument. Kontrollera hur huvudavtalet beskriver acceptans, betalning och garantier innan följderna skrivs in.

Att tänka på vid elektronisk signering

Underskriften ska avse en uttrycklig bedömning av den identifierade leveransen. Låt en person med rätt mandat fatta beslutet efter sakgranskningen. Elektronisk signering visar dokumenterat ställningstagande, medan leveransbevis och kontrollresultat behöver bevaras separat eller i underlaget.

Så kan Resly stödja arbetet

I Resly kan tekniskt ansvarig granska leveransgodkännandet innan beställarens beslutsfattare signerar. Lägg restpunktslistan bland huvuddokumenten när den ska omfattas av underskriften. Skapa en egen försändelse för leveransversionen och länka den till projektets avtalspost. Följ ärendet tills förseglade PDF:er finns och dela slutunderlaget enligt era rutiner.