Utställaravtal

Vad dokumentet används till

Ett utställaravtal beskriver villkoren för att delta på en mässa eller ett annat arrangemang. Utställaren behöver kunna se vilken yta och service som ingår och vilka praktiska regler som gäller. Arrangören får ett underlag för att samordna monterbygge, öppettider och tilläggsbeställningar.

Förbered underlaget

Gå igenom följande med den som ska använda och godkänna dokumentet. Beskriv det som gäller i just ert ärende så att villkoren går att kontrollera även efter överlämningen.

• Ange evenemang, monterläge, yta och eventuella möjligheter att ändra placering.
• Lista möbler, el, nätverk, städning och annat som ingår.
• Bestäm in- och utflyttning, bemanning och regler för monterbygge.
• Beskriv avgifter, tillägg, avbokning och inställt arrangemang.
• Klargör ansvar för eget material, försäkringsfrågor och deltagaruppgifter.

Avgränsningar och vanliga misstag

En angiven monteryta säger inte vilka tjänster som följer med. Skilj därför grundpaket från beställningsbara tillägg. Tillgång till en deltagarlista bör inte heller behandlas som ett självklart inslag; ändamål och förutsättningar för personuppgiftsanvändning behöver bedömas separat.

Inför digital signering

Inkludera bokad monter och överenskomna tillägg i den signerade handlingen. Hänvisa till rätt version av utställarreglerna. Kontrollera särskilt om utställaren har godkänt att placeringen kan ändras och hur en sådan ändring ska meddelas.

Så hjälper Resly

Resly hjälper utställaransvarig att följa vilka monterbokningar som väntar på underskrift. Monterreferensen i ärendenamnet gör det lättare att jämföra signerade avtal med den separata bokningslistan. Skicka varje utställares avtal i en egen försändelse med monterreferens. Följ status och påminn vid behov om underskriften. När dokumentet är förseglat kan bokningsansvarig stämma av det mot monterplaneringen.