Meddelandemallar och mallåtkomst

Meddelandemallen lagrar namn, innehåll och delningsinställning. Delning med teamet gör inte automatiskt alla till redigerare. Innehållet är meddelandetext, inte själva Word- eller PDF-dokumentet som mottagaren ska skriva under.

Vilka variabler som erbjuds beror på vilka definitioner redigeraren får för det aktuella sammanhanget. Förslagen kan väljas med piltangenter och Enter eller Tab. Escape stänger förslagen.

Knappen blir tillgänglig när meddelandet innehåller text utöver blanksteg. Att öppna dialogen sparar ännu ingen mall.

Ange både ett namn och en meddelandetext för att kunna spara från mallformuläret. Välj om mallen ska vara personlig eller delad med organisationen. Du kan skapa den på sidan för meddelandemallar eller direkt i väljaren vid försändelsens meddelande. Där finns valet att skapa och använda mallen, vilket både sparar den och för in texten i det aktuella meddelandefältet. Kontrollera ärendespecifika uppgifter innan försändelsen skickas.

En personlig meddelandemall är avsedd för den som skapat den. När mallen delas med organisationen kan kollegorna se och använda texten. Rätten att ändra eller ta bort mallen är separat: den finns hos skaparen, organisationens administratörer samt användare och grupper som uttryckligen fått åtkomst. Att en kollega kan välja en delad mall betyder alltså inte automatiskt att kollegan kan redigera den.

Öppna mallväljaren vid meddelandet. Du kan söka i tillgängliga mallars namn och innehåll, läsa texten och välja en mall. Valet ersätter meddelandefältets innehåll, så ta vara på eventuell egen text som du vill behålla. Du kan också skapa och använda en ny meddelandemall direkt i väljaren. Efter valet redigerar du en kopia av texten i försändelsen; senare ändringar i mallen uppdaterar inte detta meddelande automatiskt. Om texten också ska finnas i verifikationsbilagan styrs av andra inställningar. Valet byter inga dokument och startar inte signeringen.

När meddelandemallen tas bort försvinner den från den vanliga mallistan. Du behöver behörighet att hantera mallen; att den är delad för användning ger inte alla rätt att radera den. Text som redan har kopierats till en försändelse finns kvar, och tidigare utskick påverkas inte. Borttagna meddelandemallar behålls som markerade poster i lagringen, men det finns ingen bekräftad återställningsfunktion för kunden.

Öppna en meddelandemall som du har rätt att hantera och ändra namn, innehåll eller delning. Skaparen, organisationsadministratörer och användare eller grupper med uttrycklig hanteringsåtkomst kan ändra mallen. Att mallen är delad för användning ger inte alla redigeringsrätt. Både namn och innehåll behöver vara ifyllda i formuläret. Ändringen gäller mallen för framtida användning; redan kopierade meddelanden i försändelser och tidigare utskick påverkas inte.

Mallens åtkomstlista gäller det återanvändbara upplägget. Organisationsadministratörer har åtkomst även när de inte visas bland valen i mallens inställningar. Du kan lägga till och ta bort användare eller grupper; om ett borttaget val gör att du själv förlorar åtkomst visar gränssnittet en bekräftelse. Kontrollera åtkomsten på den nya försändelsen eller det nya flödet när mallen används. Flödesmallens regler för vilka delar som får ändras i en skapad process är separata inställningar. Meddelandemallar har egna regler för personlig eller delad synlighet och hanteras separat.