Ramavtal med leverantörer

Vad dokumentet används till

Ett leverantörsramavtal reglerar förutsättningarna för flera framtida köp. Enskilda avrop fyller sedan i exempelvis mängd, leveransadress och tid. Dokumentet bör vara enkelt att använda för en beställare som inte deltog i förhandlingen. Beskriv därför både grundvillkoren och den praktiska vägen från behov till bekräftad order.

Förbered innehållet

Gå igenom följande innan ni fastställer den version som ska skickas. Skriv ut de överenskomna uppgifterna så att även den som tar över ärendet senare kan förstå dem.

• Avgränsa sortiment, tjänster, beställande bolag och platser som får använda avtalet.
• Ange vem som får avropa, vilka uppgifter en beställning behöver innehålla och hur den bekräftas.
• Skriv priser, rabatter och regler för justering samt när nya prislistor börjar gälla.
• Skilj uppskattade volymer från eventuella minimiköp, kapacitetslöften eller exklusivitetsåtaganden.
• Bestäm rangordning mellan handlingar och vad som händer med öppna order när ramavtalet löper ut.

Vanliga missar och viktiga gränser

Kontrollera att en prognos inte oavsiktligt beskrivs som ett garanterat köp. Leverantörens orderbekräftelse bör också stämmas av mot ramavtalets villkor. Om avtalet används efter offentlig upphandling krävs en särskild bedömning av avropsmodell, omfattning och ändringar. Den kommersiella checklistan här är inte en upphandlingsrättslig prövning.

Tänk på vid digital signering

Signera en fastställd pris- och villkorsversion och ange hur framtida förändringar ska accepteras. Skilj den som får göra avrop från den som får ändra ramavtalet. Dokumentera behörigheter i själva arbetsrutinen också.

Så kan Resly förenkla arbetet

Samla ramavtalet på en avtalspost i Resly med leverantörsnamn, ansvarig och relevanta taggar. Länka signerade försändelser för huvudavtal, prisändringar och de avrop som behöver underskrift. Granskare kan kontrollera avvikande beställningar före utskick. Välj påminnelser före ett angivet slutdatum så att inköp hinner bedöma fortsatt behov. Kontrollera alltid att det aktuella avropet hänvisar till rätt villkorsversion; kopplingen till avtalsposten avgör inte det åt er.