Steg och dokument i flöden

Ett steg innehåller dokumentreferenser och har inte självt en signatur. Tillgängliga ändringar beror på om flödet bygger på en mall och vilka stegoperationer mallen tillåter. Systemmallen för årsredovisning har förutbestämda steg och särskild hantering för revisorn.

Hantera dokumentets filer och deltagare i det steg där dokumentet ingår. Mallens upplägg kan kräva filuppladdning och ange vilka deltagarroller som måste eller inte får vara med. Ett tidigare dokument kan också användas som bilaga i ett senare steg. Dokumentet följer flödets process och hanteras här, inte som ett fristående ärende i den vanliga försändelselistan.

Uppladdningsfältet låter dig välja en fil åt gången och visas bara när dokumentet saknar innehåll. Före publicering kan du ta bort filen och ladda upp rätt version. Lägg kompletterande läsunderlag under bilagor. Kontrollera både fil och deltagare före start: dokument utan innehåll eller deltagare kan tas bort när flödet publiceras.

När det redan finns en bilaga eller en koppling till tidigare underlag visar lägg till-menyn även tillgängliga dokument från tidigare steg. Välj dokumentet där för att koppla det som bilaga; samma dokumentnamn skapar ingen koppling. När det senare dokumentet förbereds hämtas förseglade filer från det kopplade dokumentet. Kontrollera att det tidigare dokumentet är förseglat och att bilagorna finns innan nästa part går vidare. Bilagor är läsunderlag och signeras inte på nytt. Använd PDF för bilagor som mottagaren ska kunna läsa och hämta i mottagarvyn. Före publicering kan du ta bort en uppladdad bilaga eller kopplingen till ett tidigare dokument.

Öppna menyn vid deltagaren på dokumentet för att ta bort dokumentkopplingen, byta mellan undertecknare och granskare eller flytta personen till en annan signeringsgrupp. Byte av processroll och grupp visas bara när mallen tillåter det. En person med en obligatorisk verksamhetsroll kan inte tas bort med dokumentets meny. Gör tilldelningarna före publicering; därefter visar dokumentet deltagarnas status. Kontrollera varje dokument för sig, eftersom en person i flödets deltagarlista inte behöver underteckna alla dokument. Om granskare och signeringsgrupper används tillsammans, lägg granskningen i den tidigaste aktuella gruppen. En kvarvarande granskare i en senare grupp än en väntande undertecknare kan göra att ingen ny inbjudan väljs. Kontrollera ordningen över alla öppna dokument i steget.

Borttagningen tar bort dokumentplatsen och dess koppling till steget. Finns en underliggande försändelse tas även den bort och radering av dess filer startas. Kontrollera att du valt rätt dokument och sparat de handlingar du behöver behålla. Mottagarnas redan hämtade kopior påverkas inte. I flöden som bygger på en mall avgör mallens regler vilka dokument som får tas bort; årsredovisningsmallens fördefinierade dokument är låsta för denna ändring.

Kontrollera dokumenten och hämta det underlag du behöver behålla innan du trycker på papperskorgen. Steget och dess dokumentposter tas bort tillsammans med de underliggande försändelseposterna. Denna åtgärd bekräftar inte att alla lagrade filer också har raderats. Borttagningsknappen visas före publicering och bara när du redigerar en mall eller mallens regler tillåter borttagning av steg. Årsredovisningsflödets fördefinierade steg är låsta. Kontrollera de återstående stegen efter ändringen.