Cateringavtal

Vad dokumentet används till

Ett cateringavtal beskriver matleverans och eventuell servering för ett arrangemang. Det gör beställningen tydlig för både kök och evenemangsansvarig. Framför allt behöver antal portioner, leveranstid och specialkost kunna stämmas av utan att parterna förlitar sig på spridda meddelanden.

Förbered underlaget

Gå igenom följande med den som ska använda och godkänna dokumentet. Beskriv det som gäller i just ert ärende så att villkoren går att kontrollera även efter överlämningen.

• Ange datum, leveransadress, leveranstid och kontaktperson på plats.
• Beskriv meny, portioner, dryck och beställda alternativ.
• Bestäm hur allergeninformation och specialkost ska lämnas och bekräftas.
• Lista serveringspersonal, porslin, utrustning och återhämtning som ingår.
• Reglera pris, sista tid för ändrat antal och avbokning.

Avgränsningar och vanliga misstag

Undvik att lova allergifri mat utan en genomgång med leverantören av vad som faktiskt kan hanteras. Håll deltagarnas uppgifter så begränsade som möjligt och använd exempelvis antal per kostalternativ när namn inte behövs. Avtalet ersätter inte kökets eller arrangörens praktiska livsmedelskontroller.

Inför digital signering

Låt ansvarig på plats granska meny, antal och leveranstider. Lägg det beställda innehållet i dokumentet som ska undertecknas och ange version om deltagarantalet har ändrats. Skilj avtalsgodkännandet från kontroll av leveransen på evenemangsdagen.

Så hjälper Resly

I Resly kan evenemangsansvarig granska meny och portionsantal innan beställare och leverantör skriver under. Den signerade beställningen gör det lättare att stämma av vad som ska levereras på plats. Skicka den slutliga beställningen i en försändelse och följ underskrifterna till försegling. Använd evenemangets namn och datum så att den leveransansvariga enkelt kan hitta överenskommet antal och service före genomförandet.