Inköpsavtal

Vad dokumentet används till

Inköpsavtalet dokumenterar en konkret anskaffning, exempelvis en maskin, ett större varuparti eller en avgränsad leverans. Det knyter ihop verksamhetens behov med leverantörens åtagande. En tydlig text gör det lättare att kontrollera leveransen och att skilja sådant som är beställt från senare önskemål.

Förbered innehållet

Gå igenom följande innan ni fastställer den version som ska skickas. Skriv ut de överenskomna uppgifterna så att även den som tar över ärendet senare kan förstå dem.

• Beskriv det som köps med antal, funktion, kapacitet och identifierbara specifikationer.
• Räkna igenom totalpriset inklusive frakt, installation, utbildning och andra kostnader som kan tillkomma.
• Ange leveransplats, datum, ansvar för transport och förutsättningar för att ta emot leveransen.
• Bestäm provning, mottagningskontroll och vilka dokument eller instruktioner leverantören ska lämna.
• Skriv betalningsplan och hur fel, förseningar och ändringar ska anmälas och behandlas.

Vanliga missar och viktiga gränser

För varuköp mellan företag är köplagen normalt en utgångspunkt som avtalet i stor utsträckning kan ändra. Granska därför uttryckliga avvikelser och hänvisade villkor. Vid blandade leveranser med omfattande tjänstearbete behöver tillämpningen bedömas särskilt. En intern inköpsbudget bör inte förväxlas med leverantörens avtalade totalpris.

Tänk på vid digital signering

Låt den tekniska beställaren kontrollera vad som ska levereras före ekonomisk attest och underskrift. Ange om en senare mottagningskontroll ska dokumenteras separat. Köpevillkor och kvittens av faktiskt mottagande bör gå att skilja åt.

Så kan Resly förenkla arbetet

I Resly kan verksamhet och inköp granska avtalet innan behöriga företrädare skriver under. Använd signeringsgrupper om er beslutade ordning kräver att en part signerar först. Lägg signerbara specifikationer i huvuddokumenten och följ processen till försegling. En avtalspost kan sedan samla avtalet och en eventuell separat försändelse för leveransgodkännande, så att den som hanterar fakturan hittar både beställningens villkor och senare dokumentation.