Kvalitetsavtal med leverantörer

Vad dokumentet används till

Kvalitetsavtalet kompletterar ofta ett kommersiellt leverantörsavtal med hur kvalitet ska säkras och visas. Det kan beskriva provning, dokumentation och kommunikation vid avvikelser. Utgå från vilka fel som skulle påverka verksamheten mest och vilken information ni behöver för att upptäcka och hantera dem i tid.

Förbered innehållet

Gå igenom följande innan ni fastställer den version som ska skickas. Skriv ut de överenskomna uppgifterna så att även den som tar över ärendet senare kan förstå dem.

• Definiera produkter eller processer som omfattas och ange tydliga, kontrollerbara acceptanskriterier.
• Beskriv provning, stickprov, mätmetoder och vilka resultat som ska följa med en leverans.
• Bestäm spårbarhet, versionshantering och hur länge relevant kvalitetsunderlag ska vara tillgängligt.
• Reglera rapportering av avvikelser, beslut om undantag och uppföljning av korrigerande åtgärder.
• Ange hur revisioner, ändringar av process och användning av underleverantörer ska förankras.

Vanliga missar och viktiga gränser

En hänvisning till god kvalitet behöver konkretiseras för att gå att följa upp. Kontrollera även att en certifiering gäller rätt verksamhet och omfattning innan ni bygger avtalet på den. En leverantörsförsäkran eller underskrift visar ett åtagande; planera vilka kontroller som behövs för att bedöma att den faktiska leveransen uppfyller kraven.

Tänk på vid digital signering

Fastställ kravversion och vem som får godkänna avvikelser. Låt kvalitetsansvariga granska mätmetoderna före underskrift. Om kvalitetsavtalet kompletterar ett inköpsavtal behöver företrädet mellan dokumenten vara uttryckligt.

Så kan Resly förenkla arbetet

Skicka kvalitetsavtalet i Resly efter granskning av de personer som ansvarar för kontrollerna. Lägg signerbara kravtabeller som huvuddokument och länka försändelsen till leverantörens avtalspost. Senare förändringar kan få egna signerade försändelser med tydliga revisionsnamn. Statusen visar vad som återstår i godkännandet och de förseglade PDF-filerna bevarar den avtalade versionen. Leveranskontroller, revisioner och hantering av mätresultat behöver fortfarande göras i ert kvalitetsarbete.