Nyckelkvittens

Vad dokumentet används till

En nyckelkvittens visar vilka nycklar, taggar eller fjärrkontroller som lämnats ut eller återlämnats. Den hjälper förvaltaren att följa vem som haft tillgång till ett utrymme och vad som ska lämnas tillbaka. Beskriv själva överlämningen med antal och identifierare. En kvittens som bara anger nycklar mottagna ger svagt praktiskt stöd när flera lås och passermedel ingår.

Förbered underlaget

Gå igenom uppgifterna innan slutversionen skickas för godkännande. Anpassa omfattningen efter det faktiska ärendet och kontrollera att hänvisade handlingar går att identifiera.

• Ange fastighet, lägenhet eller annat tillträdesobjekt.
• Lista nyckeltyp, identifierare och antal per sort.
• Ange utlämnare, mottagare samt verkligt datum och klockslag vid behov.
• Beskriv kopieringsrutiner, förlustanmälan och återlämningssätt.
• Markera om handlingen avser utlämning, byte eller återlämning.

Vanliga missförstånd och gränser

Skriv inte portkoder eller andra hemligheter i en kvittens som ska spridas till flera personer. Dokumentera i stället att informationen lämnats separat. Håll också mottagandet skilt från en eventuell överenskommelse om ersättning vid förlust. Att någon kvitterar ett visst antal nycklar visar inte automatiskt att ett visst ersättningskrav senare är berättigat.

Att tänka på vid elektronisk signering

Be mottagaren kontrollera identifierare och antal innan signeringen. Om handlingen undertecknas efter överlämningen ska det ursprungliga datumet stå i texten. Underskriftsdatum och utlämningsdatum beskriver då olika händelser.

Så kan Resly stödja arbetet

I Resly kan ni skicka en nyckelkvittens i PDF eller Word direkt efter den faktiska överlämningen. Lägg mottagaren som undertecknare och utlämnaren också när båda ska bekräfta händelsen. Använd fastighet och kvittensdatum i försändelsens namn. Länka den till en avtalspost, skapad i avtalslistan, tillsammans med hyresavtalet och följ status till försegling. Vid förlust behöver ni även spärra berörda passermedel i passagesystemet.