Försändelsemallar

Återanvänd dokument, deltagare och inställningar som startpunkt för nya signeringsärenden.

Försändelsemallar

Försändelsemallar sparar upplägg som ni använder ofta. En mall kan innehålla dokument, deltagare och inställningar för signeringen.

När du använder mallen skapas ett nytt utkast som du kan kontrollera och komplettera innan du skickar det. Varje försändelse får en egen signering. Mallens åtkomst bestämmer vem som kan använda och arbeta med själva mallen.

Mer om försändelsemallar

En försändelsemall markeras som mall och publiceras inte som ett vanligt ärende. Användning skapar ny försändelse och kopierar filer separat. Signaturer, inbjudningar och andra processuppgifter börjar om; åtkomst till mallen är separat från resultatärendets behörigheter.

Utgå från försändelsemall

En försändelsemall ger dig ett färdigt upplägg med dokument, deltagare och inställningar. Välj mallen för att skapa ett eget utkast och anpassa det till det aktuella ärendet.

Kontrollera de kopierade inställningarna och komplettera dokument och mottagare innan du publicerar. Mallens inställningar följer med till utkastet. Inbjudningarna skickas först när du startar försändelsen.

Mer om utgå från försändelsemall

Välj en mall som du har åtkomst till. Den skapar ett separat utkast med mallens uppgifter, deltagare, huvuddokument och bilagor. Mallens inställningar används utan att organisationens vanliga startvärden läggs på igen. Om ett dokument har både Word- och PDF-original används Word-originalet vid kopieringen. Kontrollera dokument, deltagaruppgifter och intern åtkomst innan du begär signering. Att använda mallen skickar inga inbjudningar och ändrar inte själva mallen. Om kopieringen misslyckas försöker systemet ta bort det ofärdiga utkastet; kontrollera försändelselistan innan du försöker igen.

Skapa försändelsemall

Skapa en försändelsemall för sådant som återkommer i era signeringsärenden. Ge mallen ett tydligt namn och lägg in de dokument, deltagaruppgifter och inställningar som ska återanvändas.

Mallen är underlag för nya försändelser och publiceras inte som ett eget signeringsärende. När den används skapas ett separat utkast. Kontrollera då ärendespecifika uppgifter, ansvarig och åtkomst innan dokumenten skickas för nya underskrifter.

Mer om skapa försändelsemall

Skapa en mall för underlag och inställningar som ska återanvändas i flera försändelser. Vid vanligt skapande kan organisationens standardvärden ge startinställningarna, och mallen börjar med en tom deltagare som du kan komplettera. Mallen används som underlag och publiceras inte som ett signeringsärende. När någon använder den skapas en separat försändelse med egna deltagaruppgifter och dokumentkopior. Kontrollera ansvariga och intern åtkomst i det nya ärendet innan signeringen startas. En ny försändelse ska få nya underskrifter; mallen återanvänder inga tidigare signaturer.

Använd försändelsemallen

Öppna en försändelsemall som du har åtkomst till och välj att använda den. Dokument och deltagaruppgifter kopieras till ett nytt utkast. Organisationens inställningar kan kräva att du väljer intern åtkomst när utkastet skapas.

Kontrollera underlag, datum och mottagare innan du publicerar. Arbetet i utkastet ändrar inte mallen. Om kopieringen misslyckas, kontrollera försändelselistan innan du försöker igen.

Mer om använd försändelsemallen

Öppna en försändelsemall som du har åtkomst till och välj att använda den. Du får ett separat utkast med kopierade dokument och deltagaruppgifter. Om organisationen kräver att intern åtkomst väljs vid skapandet får du välja grupper innan kopian skapas. Tidigare inbjudningar och signaturer följer inte med som genomförda handlingar i det nya ärendet. Kontrollera dokument, deltagare, datum och åtkomst innan du begär signering. Om filkopieringen misslyckas försöker systemet ta bort det ofärdiga utkastet; kontrollera försändelselistan innan du försöker igen. Själva mallen ändras inte när du använder den.

Ta bort försändelsemall

Bekräfta borttagningen i mallens vy. Mallposten tas bort permanent och radering av dess filer startas. Kontrollera att du har valt rätt mall.

Tidigare skapade försändelser är egna ärenden och finns kvar. Formulärens inbyggda mallar hanteras genom respektive formulär. Borttagning av en vanlig mall skickar inga deltagaraviseringar.

Mer om ta bort försändelsemall

Bekräfta borttagningen i försändelsemallens vy. Mallposten tas bort permanent och raderingen av dess filer startas. Försändelser som redan skapats från mallen är egna ärenden och finns kvar. Formulärets inbyggda försändelsemall hanteras genom formuläret och kan inte tas bort med denna åtgärd. Borttagning av en vanlig mall skickar ingen deltagaravisering.

Mallnamn för försändelsemall

Ange det valfria mallnamnet i försändelsemallens inställningar. Namnet hör till själva mallen och är separat från försändelsens namn.

När mallen används följer försändelsens namn med till utkastet medan mallnamnet stannar på mallen. Kontrollera därför även försändelsens namn om nya utkast ska börja med ett annat namn.

Mer om mallnamn för försändelsemall

Mallnamnet sparas som en inställning på mallen. Det är inte samma uppgift som försändelsens namn. När mallen används kopieras försändelsens namn till det nya utkastet, medan mallnamnet stannar på mallen. Att ändra mallnamnet ändrar därför inte namnet på redan skapade ärenden. Kontrollera även försändelsens namn om du vill ändra vilket namn nya utkast ska börja med.