Reseräkningar för attest

Vad dokumentet används till

En reseräkning sammanställer en tjänsteresa och de ersättningar som begärs för den. Den behöver skilja resefakta från själva beräkningen. Det gör det lättare för attestanten att kontrollera resans syfte, privata inslag och kostnader som redan betalats av arbetsgivaren. Om hotellet betalats med företagskort ska exempelvis kostnaden kunna redovisas utan att samma belopp samtidigt begärs utbetalt som ett privat utlägg.

Förbered underlaget

Gå igenom följande med den som ska använda och godkänna dokumentet. Beskriv det som gäller i just ert ärende så att villkoren går att kontrollera även efter överlämningen.

• Ange resenär, tjänsteändamål, resmål och faktiska start- och sluttider.
• Lista biljetter, logi och andra kostnader med tillhörande kvitton.
• Dokumentera fria måltider och andra förhållanden som påverkar beräkningen.
• Ange körsträcka och underlag när egen bil används.
• Stäm av förskott, företagskort och ersättningar som redan har betalats.

Avgränsningar och vanliga misstag

Använd gällande regler och företagets policy för beräkningen; belopp och skattebedömningar ges inte i denna guide. Attestanten behöver kunna skilja egna utlägg från kostnader på företagskort. Bokföringsunderlaget måste fortfarande uppfylla kraven på verifikationer.

Inför digital signering

Färdigställ resefakta och beräkning före underskrift så att totalsumman går att kontrollera. Markera rättelser tydligt om rapporten måste göras om. En digital attest dokumenterar beslutet men ersätter inte lönehantering, bokföring eller utbetalning.

Så hjälper Resly

Använd Resly för att samla underskriften på den färdiga reseberäkningen. Ekonomifunktionen kan först granska förskott och företagskortsposter så att de uppgifterna kontrolleras innan beslutet fattas. Skicka den färdiga reseräkningen i en försändelse med resenär och reseperiod i namnet. Lägg den som fattar attestbeslutet som undertecknare och använd granskare för föregående kontroll av underlaget.