Spara och återanvänd kontakter

Nya kontakter börjar med organisationens adressboksstandarder. De värden du anger ersätter motsvarande standardvärden. Kontakten får en skapare och hör till den aktuella organisationens adressbok.

Adressbokslistan hämtar delade kontakter och de personliga kontakter som den aktuella användaren har skapat. Detta är kontaktens tillgänglighet i listan och ska inte förväxlas med åtkomst till en försändelse eller med deltagarens mottagarroll.

Valet kopieras som deltagarinställning när kontakten används. Metodens tillgänglighet beror bland annat på land. En sparad metod genomför ingen signering och är inte en garanti för att personen kan använda den vid varje framtida tillfälle. Utan ett eget sparat signeringsval visar adressboken organisationens standard. När kontakten väljs som deltagare används ett standardval utifrån kontaktens land om signeringsmetoder saknas. Kontrollera därför vilket val som faktiskt visas i försändelsen.

Inbjudningssättet avgör hur personen får tillgång till ärendet och är separat från signeringsmetoden. Att spara eller ändra det på kontakten skickar ingen inbjudan. Det används som underlag när kontakten väljs som deltagare. Du kan välja e-post, SMS eller signering på plats. Utan eget val visar adressboken organisationens standard. Ett tomt kontaktvärde ersätter inte säkert det inbjudningssätt som redan finns i deltagarformuläret; kontrollera den nya deltagarens inställning före utskick.

Kontaktens land kan följa med till deltagaren och påverkar tillgängliga standardmetoder och hantering av personuppgifter. Om en signeringsmetod redan är vald anpassas metodvalet till det nya landets standard vid landbyte. Telefonnummer och personnummer rensas i formuläret. Kontrollera metodvalet och komplettera uppgifterna innan du sparar. Ändringen gäller adressbokskontakten; deltagare i redan skapade försändelser uppdateras inte automatiskt. Kontaktens land är separat från organisationens land och språket i appen.

Välj kontakten för att fylla i sparade uppgifter i deltagarformuläret och kontrollera sedan resultatet. Kontaktuppgifter, inbjudningssätt och signeringsval behöver passa just detta ärende; saknade kontaktvärden fyller inte automatiskt alla fält. Kontrollera särskilt personnummer och valet känt eller okänt personnummer när ärendet kräver identifiering i förväg. Adressbokskontakten och deltagaren i försändelsen är separata poster. Att välja en kontakt ger inte personen medlemskap eller intern åtkomst till organisationen.

Ändringen sparas på adressboksposten. Denna tjänst uppdaterar inte deltagarna i redan skapade försändelser. Behöver ett pågående ärende rättas hanteras dess deltagare separat enligt ärendets tillåtna ändringar.