Leverantörsavtal

Vad dokumentet används till

Leverantörsavtalet samlar villkoren för en extern leverans som verksamheten behöver kunna följa över tid. Det hjälper inköpare, beställare och leverantör att förstå samma omfattning och ansvar. Utgå från hur leveransen faktiskt ska tas emot och användas, så att kraven också går att kontrollera i den dagliga verksamheten.

Förbered innehållet

Gå igenom följande innan ni fastställer den version som ska skickas. Skriv ut de överenskomna uppgifterna så att även den som tar över ärendet senare kan förstå dem.

• Identifiera rätt juridiska parter, leveransplatser och de kontakter som ska hantera beställningar och frågor.
• Beskriv produkter eller tjänster, kvalitetskrav och vilka specifikationer som har företräde vid motstridighet.
• Ange pris, avgifter, fakturareferenser och hur eventuella ändringar av kostnad ska godkännas.
• Bestäm leveranstider, kundens medverkan och rutiner för förseningar, fel och förbättringsåtgärder.
• Reglera avtalstid, uppsägning, överlämning och hantering av underleverantörer som behövs för uppdraget.

Vanliga missar och viktiga gränser

Ett långt kravdokument hjälper föga om ingen vet vem som följer upp det. Välj därför krav som går att kontrollera och koppla dem till rapportering eller mottagningskontroll. Granska leverantörens egna standardvillkor mot inköpsvillkoren före signering. Olika dokument kan annars ange motstridiga leveranslöften, ansvarsgränser eller betalningsdagar.

Tänk på vid digital signering

Kontrollera företrädarnas behörighet och samtliga dokumentversioner. Intern attest och extern underskrift har olika uppgifter och bör få tydliga steg. Tekniska eller kvalitetsmässiga godkännanden behöver vara klara innan kommersiellt ansvar accepteras.

Så kan Resly förenkla arbetet

Skapa en avtalspost i Resly och länka försändelsen med leverantörsavtalet dit. Inköp och verksamhetsansvarig kan granska underlaget innan parterna signerar. Lägg specifikationer som ska signeras som huvuddokument, och använd taggar samt ansvariga för att organisera uppföljningen. Ett slutdatum med påminnelser hjälper er att förbereda omförhandling. Kontrollera att de förseglade PDF-filerna finns och använd dem som gemensam grund för senare signerade tillägg.