Bokföringsavtal

Vad dokumentet används till

Ett bokföringsavtal avgränsar den löpande hanteringen av företagets affärshändelser. Det är mer konkret än en allmän beskrivning av ekonomitjänster och bör visa vägen från kvitto eller faktura till färdig avstämning. Det hjälper kunden och byrån att upptäcka saknade underlag i tid. För ett företag med flera försäljningskanaler kan exempelvis avstämning av kortbetalningar behöva anges separat från registreringen av vanliga kund- och leverantörsfakturor.

Förbered underlaget

Gå igenom följande med den som ska använda och godkänna dokumentet. Beskriv det som gäller i just ert ärende så att villkoren går att kontrollera även efter överlämningen.

• Ange vilka bolag, konton och löpande bokföringsmoment som ingår.
• Bestäm hur fakturor, kvitton och bankunderlag ska lämnas och kontrolleras.
• Ange vem som konterar, stämmer av och hanterar frågor om okända poster.
• Beskriv behörigheter och vem som får godkänna betalningar.
• Bestäm pris, rapportering och överlämning om kunden byter byrå.

Avgränsningar och vanliga misstag

Bokföring och betalning är separata arbetsmoment. Lagen ställer krav på verifikationer för affärshändelser; ett undertecknat uppdragsavtal ersätter inte dessa underlag. Undvik också att blanda ihop ett bokföringsuppdrag med bokslut eller skatterådgivning om de tjänsterna inte har beställts.

Inför digital signering

Kontrollera omfattningen mot den verkliga dokumenthanteringen och ange vilka system som används. Låt eventuell betalningsbehörighet hanteras separat hos banken. En elektronisk underskrift av avtalet skapar varken bankåtkomst eller bokföringsposter.

Så hjälper Resly

Låt byråns uppdragsansvariga granska arbetsfördelningen i Resly innan kund och byrå skriver under. Den förseglade versionen gör det enklare att slå upp vem som ska hantera exempelvis saknade underlag. Länka försändelsen till en avtalspost för bokföringsuppdraget. Använd tydliga taggar för kund och bolag och samla signerade ändringar när arbetsfördelningen eller priset justeras.