Medgivanden till publicering av bild och film

Vad dokumentet används till

Ett publiceringsmedgivande dokumenterar vad en person har fått information om och accepterat när bild eller film ska användas. Det är användbart när verksamheten behöver kunna koppla ett tillstånd till ett bestämt material och sammanhang. Texten bör vara begriplig även för någon som inte arbetar med kommunikation.

Förbered underlaget

Gå igenom följande med den som ska använda och godkänna dokumentet. Beskriv det som gäller i just ert ärende så att villkoren går att kontrollera även efter överlämningen.

• Identifiera verksamheten som ska publicera och det aktuella materialet.
• Beskriv ändamål, kanaler, målgrupp och planerad användningstid.
• Skilj medgivandet till bildanvändning från information om personuppgiftsbehandling.
• Ange kontaktväg för frågor och, när samtycke används enligt GDPR, återkallelse.
• Kontrollera särskilda förutsättningar vid barn eller beroendeställning.

Avgränsningar och vanliga misstag

Samtycke enligt GDPR måste vara frivilligt och kunna återkallas. Bedöm först om det är rätt grund för behandlingen. Separat kräver lagen om namn och bild i reklam samtycke när annans namn eller bild utnyttjas i näringsidkares marknadsföring. Fotografens rättigheter behöver också hanteras.

Inför digital signering

Gör användningarna tydliga innan personen skriver under och undvik att blanda valfria publiceringar med ett obligatoriskt åtagande. Spara vilken information personen fick. En digital signatur gör inte ett ofrivilligt eller oklart samtycke giltigt.

Så hjälper Resly

Med en egen försändelse för medgivandet kan kommunikationsansvarig följa underskriften för det angivna materialet. Det ger ett avgränsat underlag att kontrollera inför publicering. Ladda upp det färdiga medgivandet i en försändelse och kontrollera åtkomst och mottagare. Använd tydlig materialreferens i dokumentet. Resly samlar underskriften, medan verksamheten behöver en egen rutin för återkallelser och ändringar i publicerade kanaler.