Listor, filter och taggar

Hitta rätt ärende med filter och gemensamma etiketter och öppna det du behöver arbeta med.

Taggar

Taggar hjälper er att gruppera och hitta försändelser, flöden, formulär, avtal och mallar. Ni kan till exempel använda samma tagg för ärenden som hör till ett visst arbetsområde.

Skapa taggar som organisationen känner igen och använd dem i listornas filter. Taggar beskriver innehållet; behörigheterna på respektive ärende styr vem som kan öppna det.

Mer om taggar

Taggar hör till organisationen och återanvänds mellan stödda objekt, bland annat försändelser, flöden, formulär, avtal och mallar. En tagg är en etikett och ger ingen läs- eller ändringsbehörighet.

Lägg till tagg

Ge taggen ett tydligt namn som kollegorna känner igen. Du kan skapa den i tagglistan eller direkt i ett ärendes taggfält. I taggfältet kopplas den nya taggen även till det aktuella ärendet.

Samma tagg kan användas på flera ärenden. Om du tar bort taggen från ett ärendes taggfält försvinner bara den kopplingen. Taggen finns kvar att använda på andra ärenden.

Mer om lägg till tagg

Taggen skapas i den aktuella organisationen och kan användas på flera ärenden. Skapar du den i tagglistan väljer du sedan vilka ärenden som ska märkas. Skapar du den direkt i ett ärendes taggfält läggs den också till på det aktuella ärendet. Andra ärenden märks inte automatiskt. Medlemmar kan hantera taggar utan att vara administratörer. Att ta bort en tagg från ett ärendes taggfält tar bara bort den kopplingen; taggen finns kvar för andra ärenden.

Ändra tagg

Redigera taggen när namnet behöver förtydligas. Samma tagg kan förekomma på flera ärenden, så välj ett namn som passar alla dessa användningar.

Ändringen gäller den gemensamma taggposten. Om bara ett ärende behöver en annan märkning ändrar du i stället taggvalet på det ärendet.

Mer om ändra tagg

Ändringen gäller taggposten i organisationen. Det är separat från att byta ut en taggkoppling på ett enskilt ärende och från att ändra ärendets innehåll eller behörighet.

Ta bort tagg

Ta bort taggen när den inte längre ska användas i organisationen. Dess kopplingar rensas från de objekttyper som använder taggen, medan ärenden, dokument och signaturer finns kvar.

Om taggen ska behållas för andra ärenden, ta endast bort kopplingen i det aktuella ärendets taggfält.

Mer om ta bort tagg

Tjänsten rensar taggreferenser från de berörda objekttyperna och tar därefter bort taggposten. Själva ärendena, dokumenten och signaturerna raderas inte när taggen tas bort.

Filtrera listor

Med listans filter kan du begränsa vilka ärenden som visas. Vilka filter som finns beror på området, och du kan använda förval där de erbjuds.

Gör dina val och tillämpa sökningen för att uppdatera listan. Om du stänger filtret utan att tillämpa det behålls den tidigare sökningen. Du ser fortfarande bara ärenden som du har åtkomst till.

Mer om filtrera listor

Ett aktivt filter markeras i filterknappen. Stänger du filterrutan utan att söka används inte de nya valen. Rensa filter visar listan utan det aktuella urvalet, men tar inte bort ett sparat standardfilter. Om ett ärende saknas, kontrollera både filtret och att du har åtkomst till ärendet.

Spara filter som standard

Välj kriterier i filterrutan och spara dem som standard. Urvalet används direkt och återanvänds för organisationen och listtypen i samma webbläsare.

För att ersätta standarden tar du först bort den och sparar sedan ett nytt urval. Rensa filter tar endast bort det aktuella urvalet; Ta bort standard tar även bort det sparade valet. Filtret är personligt för webbläsaren och delas inte automatiskt med kollegor.

Mer om spara filter som standard

Standardfiltret sparas för den aktuella organisationen och listtypen i den webbläsare du använder. Det följer inte automatiskt med till en annan webbläsare och är ingen gemensam vy för kollegorna. Rensa filter tar bara bort det aktuella urvalet. Välj Ta bort standard i filterrutan för att även ta bort det sparade filtret.

Ansvariga i listan

Den ansvariga användaren visas i listan med namn eller initialer. Håll pekaren över markeringen när du behöver se namnet bakom initialerna.

Ansvarig hjälper er att fördela och följa upp arbetet. Personen behöver inte vara en undertecknare, och ärendets behörigheter styr vilka som kan öppna och arbeta med det.

Mer om ansvariga i listan

Visningen bygger på objektets ansvariga användare. Ansvar är inte samma sak som att vara undertecknare och ersätter inte hela listan över vilka som har läs- eller ändringsbehörighet. Organisationen kan begränsa vem som får byta ansvariga.

Öppna en rad

Klicka på en rad för att öppna ärendet eller objektet. Kontrollera namn och status så att du väljer rätt post.

Detaljvyn visar uppgifter och åtgärder utifrån objekttyp, aktuellt läge och din behörighet. Att öppna raden startar ingen signering.

Mer om öppna en rad

Raden är en ingång till objektets detaljvy. Att öppna den publicerar inte försändelsen och innebär ingen signering. Vilka uppgifter och åtgärder som är tillgängliga i detaljvyn beror på objekttyp, läge och behörighet.