Eventavtal

Vad dokumentet används till

Ett eventavtal samlar ansvaret för att planera och genomföra ett evenemang. Det kan reglera kundens relation till en arrangör eller produktionsleverantör. Underlaget bör visa vilka delar som ingår i uppdraget och vilka beslut kunden måste fatta för att tidsplanen ska hålla. Vid en kunddag kan exempelvis lokal, incheckning och scenproduktion ligga hos olika leverantörer, medan en utsedd projektledare behöver samordna deras tider.

Förbered underlaget

Gå igenom följande med den som ska använda och godkänna dokumentet. Beskriv det som gäller i just ert ärende så att villkoren går att kontrollera även efter överlämningen.

• Beskriv evenemang, datum, plats, målgrupp och uppskattat deltagarantal.
• Lista produktion, bemanning, teknik och andra leveranser.
• Ange budget, externa inköp och vem som får godkänna tillägg.
• Fördela arbete med tillstånd, säkerhetsplanering och leverantörskontakter.
• Bestäm avbokning, ändrat deltagarantal och hantering av inställt evenemang.

Avgränsningar och vanliga misstag

Undvik att kalla uppdraget totalansvar utan en konkret leverans- och ansvarsfördelning. Ett avtal ersätter inte kontroller av lokalens kapacitet eller nödvändiga myndighetsbeslut. Diskutera även hur kostnader hanteras om program, plats eller datum ändras nära genomförandet.

Inför digital signering

Låt projektledaren kontrollera tidsplan och budget mot leverantörernas faktiska beställningar. Ange versionsdatum på program och produktionsplan. Signeringen är ett godkännande av åtaganden; den innebär inte att alla praktiska förberedelser är slutförda.

Så hjälper Resly

Projektledaren kan granska produktionsplanen och budgetansvarig kostnaderna i Resly före parternas underskrifter. Avtalshanteringen hjälper sedan projektgruppen att skilja grundbeställningen från senare ändringar. Skapa en avtalspost för evenemanget och länka försändelsen. Samla signerade ändringar där och använd tydliga namn för grundbeställning, tillägg och datumändring så att projektgruppen hittar rätt beslut.