Deltagare och signeringsordning

Processrollen är separat från personens organisationsroll, inbjudningssätt, signeringsmetod och autentisering före öppning. Deltagaren kan också ha en signeringsgrupp som styr turordningen. Interna användare som är ansvariga för försändelsen är inte automatiskt samma personer som de externa deltagarna.

Aktivera granskare medan försändelsen är ett utkast. De godkänner underlaget innan undertecknarna får börja signera och väljer inte en signeringsmetod för sitt godkännande. Om du stänger av valet ändras befintliga granskare till undertecknare; de tas inte bort. Kontrollera deras roll och signeringsinställningar innan du begär signering. Under pågående granskning kan du lägga till granskare i en befintlig grupp där någon ännu inte är klar, men själva valet för granskare är låst efter publicering. Händelseloggen i signeringsbeviset är inte en fullständig logg över granskarnas handlingar.

Lägg till kopiemottagare när någon ska få slutresultatet utan att granska eller skriva under. Kopiemottagarens personliga länk kan öppnas först när försändelsen är förseglad. För en fristående försändelse omfattas kopiemottagaren av slututskicket även om automatiskt utskick till övriga deltagare är avstängt. Leveransen följer fortfarande inbjudningssättet och villkoren för utskick; det är ingen garanti för att meddelandet har nått fram. Kopiemottagare kan läggas till fram till försegling och räknas inte som undertecknare när systemet avgör om signeringen är klar. Att stänga av valet tar bort befintliga kopiemottagare och återkallar inga filer som redan hämtats. Om någon borttagning misslyckas ligger avsnittet kvar så att du kan kontrollera återstående mottagare. Kontrollera listan innan du fortsätter.

Följ inbjudan, leverans, öppning och underskrift som separata händelser. En levererad inbjudan visar inte att personen har läst dokumenten, och ett öppnat dokument visar inte att personen har signerat. Kontrollera därför vad som återstår för den aktuella deltagaren. Även när en deltagare är klar kan försändelsen vänta på andra personer eller på förseglingen av slutdokumenten.

Uppgifterna kan ändras innan deltagaren är klar och innan försändelsen är förseglad. I ett utkast kan du fylla i dem efter hand. Byter du land i utkastet rensas personnummer och telefonnummer, signeringsmetoderna anpassas till landet och öppningsskydd som inte stöds tas bort. Kontrollera därför metodval och fyll i rätt uppgifter på nytt. I en pågående försändelse måste uppgifterna vara giltiga direkt när de sparas. Byte av inbjudningssätt, e-post för e-postinbjudan eller telefonnummer för SMS-inbjudan återställer deltagarens processuppgifter. Följ status efter ändringen; sparade kontaktuppgifter bekräftar inte att ett nytt utskick har levererats. SMS kräver ett godkänt organisationskonto.

När känt personnummer används för BankID skickas det sparade numret med i signeringsbeställningen. Med okänt personnummer startar BankID-signeringen utan ett personnummer angivet av avsändaren. Freja använder det sparade numret när det är känt, annars numret som mottagaren anger i signeringsvyn. Valet gäller signering: BankID som skydd för att öppna dokument kräver fortfarande ett registrerat personnummer. Kontrollera därför signeringsmetod och öppningsskydd var för sig.

Grupper styr turordningen inom granskning respektive signering. Flera personer i samma grupp får sin tur tillsammans, och nästa grupp väntar tills den föregående är klar. Granskarna godkänner underlaget innan undertecknarna får börja signera. En ny deltagare ska inte läggas i en redan avslutad grupp. Signeringsgrupper är separata från de grupper av organisationsmedlemmar som används för åtkomst till ärenden.

Ändra signeringsordningen medan försändelsen är ett utkast. Grupperna styr vem som får sin tur först inom granskning respektive signering. Om du stänger av valet flyttas deltagare med senare gruppnummer till den första gruppen. Deras processroller behålls, så granskare ska fortfarande godkänna före undertecknarna. Kontrollera grupperna efter ändringen och innan publicering. Turordningen ändrar inte vilka dokument som ingår eller vilken signeringsmetod en person använder. Efter publicering är valet låst i försändelsens inställningar.

Mottagaren behöver inte vara medlem i organisationen. När personen signerar registreras deltagarens slutförande, tidpunkt och valda signeringsmetod. Förseglingen är ett efterföljande steg som kräver att alla undertecknare är klara. Att sista personen har signerat bekräftar därför inte i sig att den förseglade filen redan är färdig.

Inbjudningssättet avgör hur personen når sidan. Signeringsmetoden är ett separat val: en e-postinbjudan kan exempelvis följas av SMS-signering. SMS-inbjudan och SMS-signering kräver att organisationen är godkänd för SMS. I demosandlådan görs inga riktiga utskick. För undertecknare med På plats öppnar du sidan via deltagarens meny när steget har blivit tillgängligt.

Genvägen kan användas även om personen har fått sin inbjudan via e-post eller SMS. Den öppnar den personliga sidan och ändrar inte det sparade inbjudningssättet. Om du i stället har valt På plats som inbjudningssätt skickas ingen vanlig inbjudan, och manuell påminnelse är inte tillgänglig. Tillåtna signeringsmetoder och eventuellt öppningsskydd gäller fortfarande.

Valet visas för undertecknare som har bjudits in och har ett annat inbjudningssätt än På plats. Det visas inte för granskare eller kopiemottagare. Länken öppnar just den personens sida. Att länken går att kopiera bekräftar inte att personen fortfarande kan signera; det beror också på ärendets och deltagarens aktuella status.

En manuell påminnelse kan skickas under pågående granskning eller signering, innan sista datum har passerat. Deltagaren ska ha blivit inbjuden och ännu inte vara klar. Personer med inbjudningssättet signera på plats kan inte få denna påminnelse. Den manuella åtgärden är separat från automatiska påminnelser och använder inte deras antalstilldelning. Kontrollera kontaktuppgifterna och följ leveransstatus: en registrerad påminnelse visar att åtgärden har behandlats, inte att mottagaren har läst meddelandet.

I ett utkast kan du förbereda deltagarna efter hand. Efter publicering måste en ny deltagares uppgifter vara giltiga direkt, även för valda metoder och eventuellt öppningsskydd. Undertecknare kan läggas till i en befintlig grupp där minst en undertecknare ännu inte är klar. Det går inte att skapa en ny tom grupp för tillägget efter publicering. Granskare kan läggas till medan granskningen pågår, i en befintlig granskningsgrupp där minst en granskare ännu inte är klar. Kopiemottagare kan läggas till fram till förseglingen. Kontrollera roll, grupp och kontaktuppgifter innan du sparar. Efter tillägget fortsätter processen utifrån den nya deltagarlistan; om ett fel visas, kontrollera om personen redan har lagts till innan du försöker igen.

Aktivera signeringsordning och ordna deltagarna medan försändelsen är ett utkast. Dra en undertecknare eller granskare till rätt plats i sin grupp eller till en annan grupp. En flytt mellan undertecknar- och granskargrupper ändrar även deltagarens processroll, så kontrollera både roll och grupp efteråt. Kopiemottagare har ingen signeringsordning och ingår inte i dragningen. När försändelsen är publicerad visar gränssnittet deltagarna utan dragfunktionen. Att ordna utkastets deltagare startar ingen signering; kontrollera ordningen innan du begär signering.

I en pågående försändelse erbjuder deltagarmenyn borttagning för deltagare som ännu inte är klara. Om du tar bort den sista undertecknaren återgår försändelsen till utkast: händelseloggen och kvarvarande deltagares processuppgifter återställs. Kontrollera därför vilka undertecknare som finns kvar innan du bekräftar. Du kan välja avisering till en tidigare inbjuden e-postmottagare när begäran återkallas. Kopiemottagare får ingen sådan avisering. Borttagningen bekräftar inte att aviseringsmejlet har levererats.