Mallar och återanvändning
Publicerat av Resly AB
Flödesmallar
Spara en process med steg och roller och bestäm vad användarna får ändra.
Flödesmallar
Flödesmallar sparar upplägg för arbete som återkommer, till exempel en process med flera dokument och deltagarroller. Förbered stegen och bestäm vilka delar som får anpassas i nya flöden.
Mallen kan ha regler för dokument, bilagor, granskare och signeringsgrupper. När den används skapas ett separat flöde som kompletteras med aktuella filer och deltagare före publicering.
Mer om flödesmallar
Flödesmallen har särskilda regler för steg, dokument, bilagor, signeringsgrupper, granskare och tillåtna verksamhetsroller. Den skiljer sig därmed från en enkel försändelsemall. Nya flöden får egna dokument- och deltagaridentiteter.
Skapa flödesmall
Skapa en flödesmall från Flödesmallar och ge den ett namn som beskriver användningen. Lägg till steg, dokumentplatser och verksamhetsroller och välj vilka ändringar användaren ska få göra.
Du kan förbereda deltagaruppgifter som ska följa med. Filer för det enskilda ärendet läggs till i flödet som skapas från mallen. Kontrollera det nya flödets underlag och deltagare före publicering.
Mer om skapa flödesmall
Skapa mallen från Flödesmallar och ge den ett tydligt namn. Förbered steg, dokumentplatser, verksamhetsroller och vilka ändringar som ska vara tillåtna. Du kan också lägga in deltagaruppgifter som ska följa med till nya flöden. Filer för det aktuella ärendet läggs till i flödet som skapas från mallen. Använd mallen för att skapa en separat process och kontrollera deltagare och underlag före publicering.
Använd flödesmallen
När du använder en flödesmall skapas en separat process med mallens dokumentplatser, deltagaruppgifter och regler. Det ger ett gemensamt upplägg för återkommande arbete.
Lägg till aktuella filer och kontrollera vilka personer som medverkar i varje dokument innan du startar. Ändringar i det skapade flödet ändrar inte själva mallen.
Mer om använd flödesmallen
Knappen skapar ett nytt flöde från mallen du har öppen. Mallens dokumentplatser, deltagaruppgifter och regler följer med till den nya processen. Kontrollera personerna och lägg till aktuella filer före publicering. Det skapade flödet och mallen är separata; arbete i det nya flödet är inte en ändring av själva mallen.
Regler för steg
Stegreglerna i en flödesmall bestämmer vilka ändringar som får göras när mallen används. Du kan till exempel tillåta nya steg och samtidigt låsa ändring av befintliga steg.
Reglerna för dokument ställs in separat. Årsredovisningsupplägget låser sina fördefinierade steg. Kontrollera mallens regler om en redigeringsknapp saknas i ett skapat flöde.
Mer om regler för steg
Bestäm var för sig om den som använder flödesmallen får skapa, ändra eller ta bort steg. Reglerna behöver inte ha samma värde: du kan exempelvis tillåta nya steg men låsa ändring av de befintliga. Rätten att lägga till och ändra dokument hanteras i separata mallval. Systemmallen för årsredovisningar låser de fördefinierade stegen. Kontrollera mallens regler om en förväntad redigeringsknapp saknas i flödet.
Regler för dokument
Flödesmallens dokumentregler styr separat om användaren får skapa, ändra och ta bort dokument. Här finns också val för bilagor, signeringsgrupper och granskare.
Dokument som användaren lägger till manuellt har särskild hantering och kan ändras, tas bort och få bilagor. Kravet på en uppladdad fil anges på respektive dokumentplats. Kontrollera både de allmänna reglerna och dokumentets egna krav.
Mer om regler för dokument
Välj separat om användaren får skapa, ändra eller ta bort dokument. Här styr du också bilagor, signeringsgrupper och möjligheten att använda granskare. Egna dokument som läggs till i ett flöde kan fortfarande ändras, tas bort och få bilagor enligt den särskilda hanteringen för manuella dokument. Kravet på att en dokumentplats måste innehålla en fil ställs in på själva dokumentet.
Tillåtna roller i mallen
Verksamhetsroller beskriver deltagarens uppgift i flödet, till exempel revisor, VD eller styrelsemedlem i ett årsredovisningsflöde. Mallens roller kan sedan användas för att styra vem som ska delta i olika dokument.
Kontrollera verksamhetsrollen tillsammans med dokumentets deltagarlista. Om personen ska granska eller underteckna väljs som en egen processroll. Verksamhetsrollen ger ingen administratörsbehörighet i organisationen.
Mer om tillåtna roller i mallen
Ange de verksamhetsroller som flödets deltagare ska kunna få. I årsredovisningsmallen används exempelvis Revisor, VD, Styrelsemedlem och Övrig. Roller kan användas för att styra vilka personer som kopplas till ett dokument. De ger inte i sig administratörsbehörighet i organisationen och är separata från processrollerna undertecknare och granskare. Kontrollera både verksamhetsrollen och personens medverkan i dokumenten när flödet förbereds. Tillåtelse för granskning och signeringsgrupper styrs av andra mallval.
Rollregler per dokument
Rollreglerna på en dokumentplats avgör vilka personer som ska kopplas till just det dokumentet. Du kan välja obligatoriska och förbjudna roller bland flödesmallens verksamhetsroller.
När deltagarna behandlas kan personer med obligatorisk roll läggas till automatiskt och personer med förbjuden roll tas bort från dokumentet. Kontrollera deltagarlistan efter ändringar. På dokumentplatsen kan du även kräva att en fil laddas upp före start.
Mer om rollregler per dokument
Välj vilka verksamhetsroller som måste medverka i dokumentet och vilka som inte får medverka. När flödets deltagare behandlas läggs personer med en obligatorisk roll till i dokumentet om de saknas, medan personer med en utesluten roll tas bort från dokumentkopplingen. Kontrollera därför dokumentets deltagarlista efter rolländringar. Reglerna gäller deltagarnas medverkan i just detta dokument; de ger inte intern åtkomst till organisationen och väljer inte signeringsmetod. Undvik motstridiga rollval och kontrollera resultatet före publicering.
Ta bort flödesmall
Öppna flödesmallens meny, välj Ta bort och kontrollera namnet innan du bekräftar. Mallposten tas bort och dess egna dokumentärenden börjar raderas.
Flöden som tidigare skapats från mallen har egna kopior och behålls. Deras pågående signeringar fortsätter.
Mer om ta bort flödesmall
Ta bort flödesmallen via dess meny när upplägget inte längre ska användas. Mallposten tas bort och raderingen av dess egna underliggande dokumentärenden startas. Flöden som tidigare skapats från mallen har egna kopior av upplägget och finns kvar. Åtgärden avbryter alltså inte deras pågående signeringar. Kontrollera att du står i rätt mall innan du bekräftar.