Skriva under årsredovisningen elektroniskt

Vad årsredovisningen är bra för

Årsredovisningen samlar företagets redovisning för ett räkenskapsår och ger ägare, kreditgivare och andra intressenter ett underlag för att förstå verksamhetens resultat och ställning. Arbetet omfattar mer än att samla underskrifter: underlaget behöver vara avstämt, rätt personer behöver ta ställning till innehållet och inlämningen måste planeras. Utse därför vem som samordnar redovisningsunderlag, styrelsens hantering och kontakten med eventuell revisor.

Håll isär beslut och underskrifter

För räkenskapsår som inleds efter den 30 juni 2024 ska årsredovisningen både dateras och visa när den undertecknades. Dateringen anger när det slutliga innehållet bestämdes och handlingen var färdig för underskrift. Varje befattningshavares faktiska underskriftsdatum ska också framgå.

BFN skiljer numera mellan att årsredovisningen är upprättad och att den är färdigställd. Upprättandet knyts till beslutet och dateringen; färdigställd är den när den dessutom har undertecknats av alla som ska skriva under. Väsentliga händelser mellan dessa tillfällen kan kräva att innehållet omprövas.

Exempel: Innehållet beslutas den 10 mars. Två ledamöter skriver under samma dag och den tredje den 12 mars. Då behöver läsaren kunna se både beslutsdatumet och de faktiska underskriftsdatumen. Använd inte signeringstjänstens datum för sista underskrift som enda datumuppgift.

Undertecknandet och inlämningen är olika steg

Vid digital inlämning till Bolagsverket används en elektronisk avskrift i iXBRL-format och programvara som är ansluten till myndigheten. En elektroniskt signerad PDF är därför inte i sig en färdig digital inlämning i den tjänsten.

Fastställelseintyget är en egen handling som ska undertecknas i original. Vid digital inlämning sker det med e-legitimation i Bolagsverkets e-tjänst. En styrelseledamot eller verkställande direktören skriver under. Intyget ska bland annat ange att resultat- och balansräkningen fastställts samt stämmans beslut om vinst eller förlust.

Bolagsverket kan ta emot papperskopior av elektroniskt upprättade årsredovisningar. Myndigheten kan behöva kompletterande uppgifter om de elektroniska underskrifterna. Att skriva ut dokumentet skapar alltså ett annat underlag än det elektroniska originalet; välj inlämningssätt och följ anvisningarna för just det sättet.

Kontrollera före signering

Listan är en praktisk sammanställning av reglerna ovan. Om styrelsens sammansättning ändras medan signeringen pågår behöver undertecknarna och beslutet kontrolleras på nytt. Gör en särskild genomgång av vilka som ska underteckna och vilket beslut som ligger till grund för handlingen.

• Att alla som ska underteckna finns med.
• Att innehållet är beslutat och daterat.
• Att metoden uppfyller kraven på avancerad underskrift.
• Att faktiska underskriftsdatum framgår.
• Att inlämningen och fastställelseintyget hanteras som egna steg.

Så kan Resly förenkla årsredovisningsflödet

Reslys särskilda årsredovisningsflöde samordnar dokument och deltagare i steg för styrelsen, ledningen, revisorn och årsstämman. Börja med att lägga in årsredovisningen och kontrollera vilka övriga dokument som ska ingå. Koppla varje deltagare till rätt dokument och roll. Då kan nästa del av arbetet starta när föregående steg är klart, utan att samordnaren behöver skicka varje omgång manuellt.

Kontrollera status per dokument fram till försegling. Påminnelser i detta flöde skickas manuellt per deltagare. Var också uppmärksam på slutleveransen: revisorn och deltagare kopplade till ett dokument med namnet Årsredovisning kan få hela flödets dokumenturval. Bestäm mottagare innan ni startar.

Flödet hjälper till med dokumenthanteringen men upprättar inte företagets redovisning och innebär inte att årsredovisningen har lämnats till Bolagsverket. Följ fortfarande reglerna för underskriftsnivå, datering, fastställelseintyg och valt inlämningssätt.