Projektplaner för godkännande

Vad dokumentet används till

En projektplan för godkännande visar hur ett beslutat projekt ska genomföras. Den knyter aktiviteter till ansvariga, beroenden och milstolpar. Planen är användbar när flera team behöver bekräfta att deras insatser går att samordna. Beskriv om godkännandet låser en basplan eller bara avser ett planeringsförslag. Då blir senare avvikelser möjliga att jämföra med en gemensam utgångspunkt.

Förbered underlaget

Gå igenom uppgifterna innan slutversionen skickas för godkännande. Anpassa omfattningen efter det faktiska ärendet och kontrollera att hänvisade handlingar går att identifiera.

• Ange projektnamn, versionsnummer och planens beslutsdatum.
• Lista milstolpar, beroenden och kritiska leveranser.
• Namnge ansvariga för aktiviteter och beslutssteg.
• Beskriv resurstillgång, risker och antaganden bakom tidplanen.
• Ange hur omplanering ska godkännas och hur tidigare versioner märks.

Vanliga missförstånd och gränser

En aktivitetslista utan beroenden döljer ofta vem som väntar på vem. Lägg därför in kundens beslut och underlag i samma plan som leverantörens arbete. Se också upp med att en godkänd intern plan tolkas som en ändring av avtalad leveranstid. Ange uttryckligen hur planen förhåller sig till kontraktets datum.

Att tänka på vid elektronisk signering

Låt berörda resursägare granska innan projektets beslutsfattare skriver under. Underskriften dokumenterar ställningstagandet till planen, men bevisar inte att bemanning eller externa tillstånd faktiskt har ordnats.

Så kan Resly stödja arbetet

Exportera projektplanen till läsbar PDF och kontrollera att tidlinjer och ansvarskolumner går att läsa innan den laddas upp i Resly. Resursägare kan vara granskare och projektägaren undertecknare. Använd projekt och versionsdatum i försändelsens namn och länka den till projektets avtalspost. När en ny basplan beslutas skickas en ny försändelse. De förseglade PDF:erna ger en gemensam historik över beslutade planversioner.