Budgetgodkännanden

Vad dokumentet används till

Ett budgetgodkännande dokumenterar vilken ekonomisk ram som en beslutsfattare har accepterat. Det kan gälla ett projekt, en avdelning eller en avgränsad satsning. Beslutet behöver visa vilka antaganden ramen bygger på och vad projektledaren ska göra om kostnaderna väntas öka.

Förbered underlaget

Gå igenom följande med den som ska använda och godkänna dokumentet. Beskriv det som gäller i just ert ärende så att villkoren går att kontrollera även efter överlämningen.

• Ange verksamhet, projekt, period och ansvarig budgetägare.
• Lista kostnadsposter, reserver och viktiga beräkningsantaganden.
• Klargör om beloppen inkluderar moms och hur valuta hanteras.
• Ange beslutets beloppsgräns och eventuella villkor före användning.
• Bestäm rapportering och när en ändrad budget måste godkännas.

Avgränsningar och vanliga misstag

Ett budgetutrymme är inte automatiskt en beställning från en leverantör. Skilj beslutet om finansiering från rätten att ingå avtal och attestera fakturor. Undvik även att blanda prognos och beslutad budget i samma tabell utan tydliga kolumnrubriker och versionsdatum.

Inför digital signering

Frys budgetversionen och ange exakt vad underskriften betyder. Om flera beslutsnivåer behövs ska mandatet vara kontrollerat i organisationen före utskick. Reslys deltagarordning kan stödja en bestämd följd men avgör inte vem som har rätt att fatta beslutet.

Så hjälper Resly

Resly kan styra ordningen mellan underskrifterna när budgeten kräver flera beslutsnivåer. Controllern kan granska beräkningen före beslutsfattarna, så att samma budgetversion ligger till grund för varje underskrift. Ladda upp budgetbeslutet som huvuddokument. Lägg beslutsfattare som undertecknare och använd ordnade grupper vid flera beslut stegvis. Följ försändelsen till försegling och överför sedan ramen till er vanliga budgetuppföljning.