Överenskommelse om ny lön

Vad dokumentet används till

En överenskommelse om ny lön dokumenterar ett individuellt lönebeslut eller en ändring som parterna enas om. Den blir ett underlag för medarbetaren och för den som registrerar lönen. Skriv så att det går att avgöra vilket belopp som gäller, för vilken omfattning och från vilken period utan att läsa tidigare mejl.

Förbered innehållet

Gå igenom följande innan ni fastställer den version som ska skickas. Skriv ut de överenskomna uppgifterna så att även den som tar över ärendet senare kan förstå dem.

• Ange vilket anställningsavtal och vilken medarbetare löneändringen avser.
• Skriv tidigare och nytt belopp, valuta samt om lönen anges per månad eller timme.
• Klargör om månadslönen avser heltid eller den faktiska sysselsättningsgraden.
• Ange från vilket datum lönen gäller och hur eventuell retroaktiv justering ska hanteras.
• Beskriv om andra ersättningar påverkas och vilken löneöversyn överenskommelsen hör till.

Vanliga missar och viktiga gränser

Skrivråden här förutsätter att löneändringen redan är förankrad. LAS 6 e § behandlar skriftlig information när tidigare angivna anställningsvillkor ändras. Undvik oklara formuleringar om att beloppet inkluderar allt; de kan dölja skillnader mellan grundlön, tillägg och rörlig ersättning som behöver redas ut innan dokumentet skickas.

Tänk på vid digital signering

Avgör om dokumentet ska uttrycka en ömsesidig överenskommelse eller bekräfta ett meddelat beslut. Formulera signeringsavsikten därefter. Ta inte med andra medarbetares löner i underlaget och kontrollera mottagarens kontaktuppgifter noggrant.

Så kan Resly förenkla arbetet

I Resly kan löneansvarig granska belopp och ikraftträdandedag före chefens och medarbetarens underskrifter. Använd en separat försändelse med begränsad åtkomst för varje löneärende. Följ status tills den förseglade PDF-filen är tillgänglig och lämna sedan rätt version till den som registrerar förändringen. Resly håller ihop granskning och signering, medan utbetalning och eventuell retroaktiv beräkning fortfarande behöver hanteras i företagets lönerutin. Namnge dokumentet med rätt löneperiod.