Åtgärdsprotokoll för godkännande

Vad dokumentet används till

Ett åtgärdsprotokoll för godkännande visar hur tidigare noterade brister har hanterats. Det kopplar varje åtgärd till en identifierad anmärkning och dokumenterar resultatet av uppföljningen. Använd samma punktnummer som i ursprungsprotokollet. Då går det att se vad som är färdigt, vad som har kontrollerats och vilka frågor som fortfarande är öppna, utan att tidigare historik skrivs över.

Förbered underlaget

Gå igenom uppgifterna innan slutversionen skickas för godkännande. Anpassa omfattningen efter det faktiska ärendet och kontrollera att hänvisade handlingar går att identifiera.

• Hänvisa till ursprungligt protokoll och dess anmärkningsnummer.
• Beskriv utförd åtgärd, utförare och faktiskt datum.
• Redovisa kontrollmetod, resultat och relevanta bildreferenser.
• Ange vem som godkänner respektive punkt och i vilken roll.
• Lista kvarstående brister och ansvar för fortsatt uppföljning.

Vanliga missförstånd och gränser

Utfört och godkänt är två olika uppgifter. En entreprenör kan rapportera att felet är åtgärdat innan beställaren eller besiktningspersonen kontrollerat resultatet. Markera status per punkt och beskriv grunden för bedömningen. Om en punkt omfattas av en kontrollplan eller kräver efterbesiktning behöver den processen följas. Ett samlat protokoll ersätter inte nödvändiga kontroller eller myndighetsbeslut.

Att tänka på vid elektronisk signering

Bestäm om undertecknarna bekräftar utförandet, kontrollen eller en kommersiell överenskommelse om återstående arbete. Låt inte en allmän signeringsruta slå ihop dessa roller. Ange faktiska åtgärdsdatum oberoende av när dokumentet undertecknas.

Så kan Resly stödja arbetet

I Resly kan den som utfört åtgärderna först lämna ett färdigt PDF-underlag för granskning. Kontrollansvarig eller annan utsedd granskare kontrollerar innehållet innan rätt godkännare signerar. Lägg åtgärdslista och bevisbilder som huvuddokument när de ska undertecknas och länka försändelsen till projektets avtalspost. Följ status tills förseglade PDF:er finns.