Datadelningsavtal

Vad dokumentet används till

Ett datadelningsavtal beskriver vilket material två organisationer får lämna till varandra och använda. Det passar exempelvis ett analysprojekt där båda parter bidrar med data. Avtalet bör göra det möjligt för projektledaren att se vad som får användas, till vilket ändamål och hur ett avslut ska genomföras. Exempelvis kan en försäljningsanalys kräva aggregerade månadsuppgifter, medan detaljerade kundposter ligger utanför det överenskomna projektet och därför inte ska skickas.

Förbered underlaget

Gå igenom följande med den som ska använda och godkänna dokumentet. Beskriv det som gäller i just ert ärende så att villkoren går att kontrollera även efter överlämningen.

• Beskriv datamängder, format, kvalitet och leveransintervall konkret.
• Ange tillåtna analyser, mottagare och eventuell vidareanvändning.
• Utred om materialet innehåller personuppgifter och vilken roll varje part har.
• Bestäm åtkomst, incidentkontakter, rättelser och radering eller återlämning.
• Ange hur nya datakällor och ändrade ändamål ska godkännas.

Avgränsningar och vanliga misstag

Skilj delning mellan självständiga verksamheter från behandling på någon annans uppdrag. I det senare fallet kan ett biträdesavtal behövas. Ett undertecknat datadelningsavtal är inte i sig en bedömning av om personuppgiftsbehandlingen är tillåten.

Inför digital signering

Lägg en tydlig datakatalog och tillåtna användningar i det underlag som ska signeras. Skicka inte själva produktionsdatabasen med signeringsärendet. Kontrollera särskilt om olika mottagare ska få tillgång till olika delar av projektinformationen.

Så hjälper Resly

Låt dataägaren granska datakatalogen och användningsgränserna i Resly innan parterna skriver under. Granskningen hjälper er att fånga en datakälla som råkat komma med utanför projektets omfattning. Använd en avtalspost för samarbetet och taggar för projekt och datakälla. Länka nya försändelser när parterna godkänner utökad användning.