Försändelseinställningar

Organisationens standardinställningar kan ge startvärden när du skapar en vanlig försändelse. Kontrollera därefter inställningarna i det enskilda ärendet. Öppningsskyddet styr mottagarens åtkomst till dokumenten, tidsgräns och påminnelser styr uppföljningen, och automatiskt utskick styr leveransen av slutresultatet. Signeringsordning, granskare och öppningsskydd kan ändras i utkastet men är låsta efter publicering. Andra val har egna begränsningar: bifogade signerade filer kräver exempelvis automatiskt utskick och att öppningsskyddet är avstängt. Tillgängliga val ändras när ärendet är klart.

Vald kalenderdag gäller till slutet av dagen i Europe/Stockholm. Förseglade ärenden räknas aldrig som utgångna på grund av signeringsfristen. När giltigheten förlängs till ett framtida datum kan den sparade utgångsmarkeringen rensas. Aviseringsvalen skiljer mellan ingen, osignerade och alla deltagare. Avtalets giltighetstid hör till avtalshanteringen, inte denna inställning. Att stänga av tidsgränsen tar bort sista datum. I ett publicerat, ofärdigt ärende med ett sparat datum får du först välja avisering; avbryter du den dialogen behålls tidsgränsen. Kontrollera det sparade datumet efter ändringen.

När ett pågående ärende har sista datum kan redan inbjudna deltagare som ännu inte är klara få påminnelser sju, tre och en kalenderdag före datumet. Dagarna räknas i svensk tid. SMS-inbjudna får SMS och övriga behandlas via e-post. En redan registrerad påminnelse för samma dagstal skickas inte igen. Dessa påminnelser är separata från det valda intervallet för automatiska påminnelser. Om någon läggs till eller bjuds in sent skickas inte de passerade dagarnas påminnelser i efterhand. På själva sista dagen skickas ingen av dessa tre tidsgränspåminnelser.

Välj intervall för återkommande påminnelser under pågående granskning eller signering. Bara deltagare som har bjudits in och ännu inte är klara omfattas. Intervallet räknas från den senaste påminnelsen, annars från inbjudan. En manuell påminnelse kan därför flytta fram nästa automatiska påminnelse, även om den inte räknas som en automatisk. Högst fem automatiska påminnelser registreras per deltagare. Ansvariga får ett meddelande i samband med den sista. Påminnelser pausas när försändelsen är utgången och kan fortsätta efter förlängning om övriga villkor är uppfyllda. De förutsätter att försändelsen har ansvariga användare. Följ deltagar- och leveransstatus; påminnelseantalet bekräftar inte att mottagaren har läst meddelandena. När valet stängs av sätts intervallet till noll. Tidigare registrerade påminnelser och deras antal raderas inte; att slå på valet igen börjar därför inte om från noll.

Öppningsskyddet aktiveras i försändelsens utkast; reglaget är låst efter publicering. Kontrollera sedan varje deltagares autentiseringsmetoder. E-post, SMS och svenskt BankID finns som val. E-post kräver en giltig e-postadress, SMS ett giltigt mobilnummer och BankID ett giltigt svenskt personnummer. Freja finns för signering men erbjuds inte som öppningsskydd här. Saknas autentiseringsmetod för en deltagare begärs ingen extra verifiering för den personen, även om försändelsens skyddsreglage är på. Kontrollera därför samtliga mottagare innan du begär signering. Öppningsskyddet ändrar inte deltagarens processroll eller valda signeringsmetod.

Inställningen maskerar hela personnumret i slutdokumentets läsbara signaturbilaga. Utan detta val visas normalt födelsedatumdelen medan de sista siffrorna är dolda. Du kan välja maskeringen för försändelsen och som standardvärde för organisationen. Identitetskontrollen vid signeringen påverkas inte. Maskeringen raderar inte personuppgifter ur originaldokumentets text, allt inbäddat bevisunderlag eller övriga uppgifter i systemet.

Bestäm dels om slutresultatet ska skickas automatiskt, dels om dokumentfiler ska bifogas i slutmejlet. Utskicket sker efter förseglingen och följer deltagarens inbjudningssätt. Signering på plats ger inget slututskick; kopiemottagare omfattas även om automatiskt utskick är avstängt. Skyddade försändelser och för stora mejlbilagor ger länkar utan bifogade dokument. Ett besked till ansvariga om att alla har signerat kan komma innan förseglingen är färdig. Kontrollera därför både ärendets status och att de förseglade filerna finns när du följer upp slutresultatet.

Kontrollera var reglaget visas. I flödesvyn gäller det flödets slututskick; se Slutresultat från flödet för den processen. Följande villkor gäller fristående försändelser: När försändelsen är förseglad skickas en länk till slutresultatet till deltagarna om automatiskt utskick är på. Utskicket följer inbjudningssättet: e-post eller SMS. Deltagare med signering på plats får inget sådant utskick. Kopiemottagare får slutkopian även om automatiskt utskick är avstängt, via sitt valda inbjudningssätt. Inställningen påverkar inte de första signeringsinbjudningarna. Om dokumentfiler ska bifogas i mejlet väljer du det separat.

Reglaget används både för försändelser och flöden. I flödesvyn gäller valet flödets leverans. Följande detaljer gäller fristående försändelser: När ett slutmejl skickas kan förseglade huvuddokument och försändelsens separata bilagor bifogas. Bilagorna blir inte signerade genom detta val. Skyddade försändelser skickar inga dokument som mejlbilagor; mottagaren använder länken och det inställda öppningsskyddet. Om filerna tillsammans överstiger 5 MiB skickas mejlet med enbart länk. En fil som inte kan hämtas kan också saknas bland mejlbilagorna. SMS innehåller en länk, inte dokumentfiler. Att aktivera bifogade filer slår inte i sig på automatiskt utskick.