Signerade handlingar i myndigheters arkiv

Börja med vilken handling det är

En fil blir inte allmän handling bara för att den har en elektronisk underskrift. Reglerna handlar bland annat om att filen finns hos myndigheten och har kommit in eller blivit upprättad där. Det finns undantag.

Att en handling är allmän betyder inte att alla uppgifter i den får lämnas ut.

Skydda uppgifterna i handlingen

Riksarkivet skiljer på att en extern kontroll inte längre går att göra och att uppgifter i filen tas bort. Att ta bort certifikat eller ändra metadata kan vara gallring. Myndigheten behöver bedöma hur länge underskriften ska kunna kontrolleras.

Kontrollera reglerna innan något tas bort

Gallring betyder att handlingar eller uppgifter förstörs. För de statliga myndigheter som omfattas krävs stöd i rätt föreskrift eller beslut. Kommuner och regioner behöver kontrollera sina regler.

Myndigheten ska också skydda arkivet och göra det möjligt att hitta handlingarna.

Tänk på nästa system redan från början

Statliga myndigheter som omfattas av regeln i arkivförordningen ska före inköp eller start kontrollera att ett arkivbildande system kan flytta handlingar och uppgifter till andra system och gallra dem.

Prova gärna att flytta ett urval och kontrollera resultatet. Det är ett praktiskt råd. Att en raderingsknapp fungerar betyder inte att ni har rätt att ta bort en handling.

Underskriften avgör inte om handlingen är allmän

Utgå från tryckfrihetsförordningens regler om förvaring och om handlingen är inkommen eller upprättad hos myndigheten, med de undantag som anges i 2 kap. En elektronisk underskrift gör inte ensam varje dokument till allmän handling. Allmän handling betyder inte heller att alla uppgifter får lämnas ut; rätten till insyn kan begränsas med stöd av de särskilda regler som 2 kap. 2 § anger.

Arkivlagen kräver att myndighetens arkiv bevaras, ordnas och vårdas för insyn, rättskipning, förvaltning och forskning. Myndigheten ansvarar för arkivvården om ansvaret inte har övertagits av en arkivmyndighet.

Skilj kontrollmöjlighet från innehållet i filen

Riksarkivets vägledning skiljer en förlorad extern möjlighet att kontrollera underskriften från borttagna uppgifter i handlingen. Det första är enligt vägledningen inte gallring; att ta bort certifikat eller förvanska metadata är däremot som regel gallring.

Myndigheten måste fortfarande bedöma verksamhetens och rättskipningens behov av underskriftskontroll och hur länge dessa kvarstår. Vägledningen avgör inte ensam avtalets giltighet.

Gallring behöver stöd som gäller för myndigheten

Arkivlagen 10 § tillåter gallring med beaktande av bevarandeändamålen. För statliga myndigheter som omfattas av arkivförordningen 14 § krävs föreskrifter eller beslut från Riksarkivet, om särskilda gallringsföreskrifter inte finns i lag eller förordning.

Avgränsningen i 10 § innebär bland annat att bestämmelsen inte gäller riksdagens myndigheter, regeringen, Regeringskansliet eller utrikesrepresentationen. Kommuner och regioner behöver sina tillämpliga regler; kommun- och regionfullmäktige får meddela arkivvårdsföreskrifter enligt arkivlagen 16 §. Kontrollera därför rätt myndighet, handlingstyp och tillämpligt beslut innan ni tar bort uppgifter.

Planera möjligheten att byta system före inköpet

Arkivförordningen 19 a § kräver att en statlig myndighet före upphandling eller driftsättning av ett arkivbildande informationssystem försäkrar sig om att handlingar och uppgifter kan överföras till andra informationssystem och gallras. Tillämpningsområdet begränsas av 10 §; kravet gäller exempelvis inte automatiskt kommuner eller privata företag.

Ett provuttag är vårt praktiska förslag för att undersöka överföringen. Kontrollera att handlingarna och deras samband följer med och kan användas i mottagande system. Att systemet kan radera uppgifter ger inte ett eget rättsligt stöd för gallring.

Samla ett beslut som går att följa

Dokumentera vilka handlingar ni hanterar, vem som ansvarar för dem och vilket stöd som finns för bevarande eller gallring. Följande frågor är ett arbetsstöd utifrån reglerna om arkivvård och systemens överförbarhet.

• Vilken verksamhet och vilka handlingar omfattar bedömningen?
• Vilka regler och beslut gäller, och vilka villkor innehåller de?
• Vilka uppgifter måste bevaras vid export eller formatbyte?
• Hur skyddas handlingarna från förändring och obehörig åtkomst?
• Vem kontrollerar att informationen går att återfinna och använda efter en flytt?