Överenskommelser om ersättning vid reklamation

Vad dokumentet används till

En ersättningsöverenskommelse dokumenterar hur parterna hanterar följderna av en viss reklamation. Det kan handla om ersättning för en avtalad kostnad eller annan konkret kompensation. Dokumentet bör gå att läsa tillsammans med reklamationen utan att läsaren behöver gissa vilka poster som har godkänts.

Förbered underlaget

Gå igenom följande med den som ska använda och godkänna dokumentet. Beskriv det som gäller i just ert ärende så att villkoren går att kontrollera även efter överlämningen.

• Identifiera reklamation, leverans och datum för den anmälda avvikelsen.
• Lista ersättningsposter och underlaget för varje belopp.
• Beskriv om kompensationen ges i pengar, vara eller ny tjänst.
• Ange genomförande, kontaktperson och hur fullgörandet bekräftas.
• Klargör vilka delar av reklamationen som avslutas och vad som återstår.

Avgränsningar och vanliga misstag

En ersättning för en viss kostnad bör inte utan diskussion formuleras som ett avstående från alla framtida krav. Skilj också parternas uppgörelse från ett generellt medgivande om ansvar. Genomgången avser dokumentation av en företagsuppgörelse; konsumenters rättigheter behöver bedömas särskilt.

Inför digital signering

Samla beräkningen och avgränsningen i den signerade handlingen. Lägg bara med det bevismaterial mottagarna behöver och undvik onödiga personuppgifter. Ett undertecknande visar överenskommelsen, medan utbetalning eller ny leverans behöver följas upp i ett eget steg.

Så hjälper Resly

Resly håller ihop ersättningsberäkningen och parternas underskrifter. Reklamationsansvarig kan därmed lämna vidare en bestämd överenskommelse till den som ska genomföra kompensationen. Namnge försändelsen med reklamationsnumret och använd granskning innan parterna skriver under. När slutdokumentet är förseglat kan ansvarig föra över beslutet till företagets vanliga ersättningshantering.