Underhållsavtal

Vad dokumentet används till

Underhållsavtalet beskriver hur utrustning, anläggningar eller andra objekt ska hållas i avtalat skick över tid. Tyngdpunkten ligger ofta på planerade åtgärder innan ett fel uppstår. Dokumentet behöver vara användbart för den som utför arbetet och för den som bedömer om ett föreslaget byte eller en extra insats ingår.

Förbered innehållet

Gå igenom följande innan ni fastställer den version som ska skickas. Skriv ut de överenskomna uppgifterna så att även den som tar över ärendet senare kan förstå dem.

• Identifiera varje objekt, plats och aktuell teknisk dokumentation med versionsnummer där det behövs.
• Beskriv intervall, kontroller och planerade byten samt vem som får ändra underhållsplanen.
• Ange kundens ansvar för daglig tillsyn, åtkomst och driftstopp som krävs för arbetet.
• Klargör kostnader för reservdelar, förbrukning, extra arbeten och åtgärder efter upptäckta brister.
• Bestäm hur genomfört arbete, avvikelser och rekommenderade fortsatta åtgärder ska rapporteras.

Vanliga missar och viktiga gränser

Undvik att utlova ett visst tekniskt skick utan att beskriva utgångsläge och mätmetod. En generell underhållstext bör heller inte användas som bevis för att alla föreskrivna kontroller ingår. Identifiera vilka särskilda regler som gäller för objekten och bestäm vem som bevakar dem i den faktiska verksamheten.

Tänk på vid digital signering

Låt den tekniskt ansvarige kontrollera underhållsplanen före signering. Ange vilka versioner som gäller och hur en senare revidering ska godkännas. Ett undertecknat avtal dokumenterar planeringen, inte att framtida kontroller redan har utförts.

Så kan Resly förenkla arbetet

I Resly kan den tekniska granskningen ske innan avtalet skickas till parternas företrädare. Underhållsplaner som ska signeras läggs som huvuddokument tillsammans med villkoren. Länka försändelsen till en avtalspost och samla signerade ändringar där när objekten eller intervallen ändras. Namn, taggar och ansvariga hjälper er att hitta rätt anläggning, medan påminnelser före avtalets slutdatum stödjer avtalsuppföljning. Själva underhållsintervallen behöver följas i er arbetsplanering.