Ändringsbeställningar

Vad dokumentet används till

En ändringsbeställning dokumenterar ett beslut att ändra ett pågående uppdrag. Den gör det möjligt att se vad som tillkommit, tagits bort eller ersatts och hur pris och tid påverkas. Utgå från den tidigare överenskommelsen och beskriv skillnaden. Även en ändring som inte kostar mer kan behöva dokumenteras om den påverkar leverans, ansvar eller beroenden.

Förbered underlaget

Gå igenom uppgifterna innan slutversionen skickas för godkännande. Anpassa omfattningen efter det faktiska ärendet och kontrollera att hänvisade handlingar går att identifiera.

• Ange huvudavtal, projekt och ett unikt ändringsnummer.
• Beskriv tidigare omfattning och exakt vad som ändras.
• Specificera merkostnad eller avdrag och hur beloppet beräknats.
• Redovisa påverkan på tidplan, resurser och andra leveranser.
• Ange vem som får beställa ändringen och när arbetet får starta.

Vanliga missförstånd och gränser

En offert på en ändring är inte samma dokumentationssteg som beställarens beslut. Markera därför tydligt om texten är ett förslag eller en godkänd beställning. Undvik att bara ange ett nytt totalpris utan att visa vad det ersätter. Om arbetet redan påbörjats ska det verkliga händelseförloppet framgå, utan bakdaterade underskrifter.

Att tänka på vid elektronisk signering

Beställaren bör skriva under den preciserade ändringen efter att sak- och kostnadspåverkan granskats. Kontrollera eventuella krav på underrättelse i huvudavtalet; en signeringsinbjudan ska inte ensam förutsättas uppfylla andra meddelandekrav.

Så kan Resly stödja arbetet

Skicka ändringsbeställningen i en egen Resly-försändelse med ändringsnummer i namnet. Projektledaren kan granska omfattningen innan den person som får beställa skriver under; leverantören kan placeras i nästa signeringsgrupp. Lägg kostnadstabellen som huvuddokument om den ska signeras. Länka försändelsen till samma avtalspost som huvudavtalet och följ status till försegling. Resly samlar dokumenten, men uppdaterar inte automatiskt projektets budget eller tidigare avtalstext.