Acceptansprotokoll

Vad dokumentet används till

Ett acceptansprotokoll redovisar resultatet av en avtalad kontroll inför acceptans. Det kopplar krav till genomförda tester och ett beslut om leveransen. Protokollet är särskilt användbart för system, utrustning och andra leveranser där flera villkor måste vara uppfyllda. Ange vad som testats, i vilken miljö och med vilket resultat, så att en senare läsare kan förstå bedömningen.

Förbered underlaget

Gå igenom uppgifterna innan slutversionen skickas för godkännande. Anpassa omfattningen efter det faktiska ärendet och kontrollera att hänvisade handlingar går att identifiera.

• Hänvisa till avtalet, kravversionen och leveransens identifierare.
• Lista testfall, förväntat resultat och faktiskt utfall.
• Ange testdatum, miljö och personer som genomfört kontrollen.
• Klassificera avvikelser och ange vilka som hindrar acceptans.
• Beskriv beslutet och plan för omtest eller kvarstående åtgärder.

Vanliga missförstånd och gränser

Godkänd bör aldrig vara enda uppgiften om ett omfattande test. Dokumentera också sådant som inte kunde prövas, exempelvis en integration som saknade åtkomst. Om acceptansen villkoras av senare rättningar behöver sambandet med huvudavtalets följder vara tydligt. Separera iakttagelser från åsikter om vem som ska betala för en avvikelse.

Att tänka på vid elektronisk signering

Bestäm om deltagarna undertecknar som testutförare, leverantör eller beslutsfattare. Deras underskrifter kan ha olika innebörd. Den som bevittnat ett test behöver inte samtidigt godkänna hela leveransen ekonomiskt.

Så kan Resly stödja arbetet

Ladda upp acceptansprotokollet och den testmatris som ska signeras som huvuddokument i Resly. Låt testansvariga granska sammanställningen innan beställaren fattar acceptansbeslut och leverantören bekräftar eventuella åtgärder. Signeringsgrupper kan styra denna ordning. Länka försändelsen till projektets avtalspost och ge omtest en egen tydligt namngiven försändelse. Bevara förseglade PDF:er tillsammans med testunderlagen.