Uppdragsbeskrivningar för godkännande

Vad dokumentet används till

En uppdragsbeskrivning för godkännande gör ett planerat arbete till ett tydligt beslutsunderlag. Den kan konkretisera ett ramavtal utan att återge alla grundvillkor. Beskriv problemet, den förväntade leveransen och avgränsningen så att beställaren kan ta ställning till just detta uppdrag. Ange om godkännandet innebär en beställning eller enbart att beskrivningen får användas för fortsatt planering.

Förbered underlaget

Gå igenom uppgifterna innan slutversionen skickas för godkännande. Anpassa omfattningen efter det faktiska ärendet och kontrollera att hänvisade handlingar går att identifiera.

• Hänvisa till rätt huvudavtal och dess version.
• Ange resultat, arbetsmoment och uttryckliga undantag.
• Beskriv uppskattad arbetsinsats och eventuell beställningsram.
• Ange kundens medverkan och sista datum för nödvändiga besked.
• Formulera vad godkännaren faktiskt beslutar och med vilket mandat.

Vanliga missförstånd och gränser

En beskrivning som bara säger enligt överenskommelse går sällan att följa upp. Förtydliga mätbara leveranser, till exempel en rapport med angivna frågor och en presentation. Om dokumentet även ändrar pris eller ansvar behöver det framgå. Skicka inte en ren sakgranskning till någon som därigenom förväntas godkänna nya ekonomiska villkor.

Att tänka på vid elektronisk signering

Elektronisk signering passar när ni vill bevara ett uttryckligt beslut om en bestämd version. Skilj godkännandedatum från planerad arbetsstart, och hänvisa till det godkända dokumentet i nästa projektsteg.

Så kan Resly stödja arbetet

Ladda upp uppdragsbeskrivningen som PDF eller Word i Resly och låt utförarens ansvarige granska att arbetet går att genomföra. Lägg beställaren som undertecknare när underskriften ska bekräfta beställningen. Koppla försändelsen till en befintlig avtalspost, skapad i avtalslistan, så att beskrivningen kan hittas tillsammans med huvudavtalet. Följ status till försegling och använd påminnelser vid uteblivet svar.