Saldo- och avstämningsbekräftelser

Vad dokumentet används till

En saldobekräftelse dokumenterar en parts uppfattning om ett saldo vid en viss tidpunkt. Den kan användas när företag jämför kundfordringar, leverantörsskulder eller mellanhavanden. Den blir användbar först när det framgår vad saldot omfattar och hur eventuella skillnader ska rapporteras. En betalning gjord precis efter avstämningsdagen kan exempelvis förklara en skillnad, men behöver visas separat från saldot vid den efterfrågade tidpunkten.

Förbered underlaget

Gå igenom följande med den som ska använda och godkänna dokumentet. Beskriv det som gäller i just ert ärende så att villkoren går att kontrollera även efter överlämningen.

• Ange parter, konto eller mellanhavande och avstämningsdatum.
• Specificera belopp, valuta och vilka poster som ingår.
• Skilj bokförda belopp från betalningar som ännu inte registrerats.
• Ge utrymme att ange avvikelse och bifoga en förklaring.
• Bestäm mottagare, svarsväg och vem som följer upp differenser.

Avgränsningar och vanliga misstag

Ett bekräftat totalsaldo förklarar inte automatiskt varje ingående post. Undvik formuleringar som samtidigt avslutar okända krav eller godkänner hela affärsrelationen. Om förfrågan ingår i en revision behöver revisorns instruktioner om mottagare och svarskanal följas särskilt.

Inför digital signering

Ange uttryckligen om undertecknaren bekräftar saldot eller redovisar en differens. Låt mottagaren få tillräckligt underlag för att göra en egen kontroll. Signeringen utför ingen avstämning och korrigerar inte eventuella fel i bokföringen.

Så hjälper Resly

Reslys deltagarstatus hjälper reskontraansvarig att se vilka motparter som ännu inte har skrivit under sin bekräftelse. Påminnelser kan användas för att följa upp de uteblivna svaren. Skicka en tydligt daterad bekräftelse som försändelse. Använd ett separat ärende för varje motpart och för över eventuella differenser till er ordinarie avstämning när svaret är förseglat.