Kvittens av lånad idrottsutrustning

Vad dokumentet är bra för

En kvittens dokumenterar att en person har tagit emot viss utrustning, till exempel matchställ, klubbor eller målvaktsskydd. Den hjälper materialansvarig att följa vad som finns ute och vem som ska lämna tillbaka det. Kvittensen blir mest användbar när den beskriver de faktiska sakerna och deras skick vid utlämningen, inte bara hänvisar till att ett komplett paket har hämtats.

Ta fram ett tydligt underlag

Gå igenom följande frågor med den som ansvarar för verksamheten innan dokumentet skickas för underskrift.

• Ange mottagare, utlämnare, datum och lag eller aktivitet.
• Lista storlek, antal och märkning eller inventarienummer.
• Notera redan kända skador, saknade delar och normalt slitage.
• Skriv när och var utrustningen ska lämnas tillbaka.
• Beskriv hur förlust, fel och byte av storlek ska meddelas.

Särskilt att tänka på

Låt en mottagningskvittens bekräfta mottagandet. Om ni också vill reglera lån, ersättning eller ansvar behöver villkoren vara tydliga och bedömas separat. För en minderårig ska ni särskilt kontrollera vem som kan åta sig eventuella förpliktelser enligt föräldrabalken. En digital underskrift gör inte mottagaren automatiskt ansvarig för varje framtida skada.

Planera den digitala signeringen

Låt mottagaren kontrollera utrustningen innan kvittensen signeras. Vid återlämning dokumenteras datum, antal och avvikelser i ett nytt underlag. Ändra inte den gamla kvittensen för att få den att beskriva en händelse som skett senare.

Så kan Resly förenkla arbetet

I Resly kan materialansvarig skicka en kvittens med den exakta utrustningslistan för underskrift. Ärendenamn med lag och säsong gör underlaget lättare att hitta. När utrustningen återlämnas kan en ny försändelse dokumentera återlämningen. Den förseglade kvittensen ger ett samlat underlag för avstämning, men den fysiska kontrollen och uppdateringen av föreningens materiallista behöver fortfarande göras av ansvarig.