Överenskommelse om projektavslut

Vad dokumentet används till

En överenskommelse om projektavslut gör tydligt vad parterna anser färdigt och vad som återstår när samarbetet avslutas. Den används både vid planerad avslutning och när projektet stoppas tidigare. Beskriv slutleveransen, den ekonomiska avstämningen och de åtaganden som ska fortsätta. Ett avslutsdatum är annars lätt att förväxla med att alla frågor mellan parterna är slutligt reglerade.

Förbered underlaget

Gå igenom uppgifterna innan slutversionen skickas för godkännande. Anpassa omfattningen efter det faktiska ärendet och kontrollera att hänvisade handlingar går att identifiera.

• Ange projekt, huvudavtal och faktisk avslutsdag.
• Lista godkända leveranser och öppna restpunkter.
• Stäm av fakturor, förskott och eventuella återbetalningar.
• Beskriv överlämning, åtkomststängning och fortsatt support.
• Precisera vilka frågor som regleras slutligt och vilka som lämnas öppna.

Vanliga missförstånd och gränser

Var försiktig med breda formuleringar om att inga krav återstår om parterna fortfarande diskuterar fel eller kostnader. Gör en uttrycklig lista över sådant som undantas. Om avtalet avslutas i förtid bör orsaken och övergången framgå utan att fakta eller ansvar skrivs om i efterhand. En verklig tvist kan behöva separat juridisk genomgång.

Att tänka på vid elektronisk signering

En elektronisk underskrift bör komma efter avstämning med både leveransansvarig och ekonomiansvarig. Den som skriver under måste förstå omfattningen av en eventuell slutreglering. Ange datum för praktiskt avslut skilt från dagen då överenskommelsen undertecknas.

Så kan Resly stödja arbetet

I Resly kan projektledare och ekonomi granska avslutsdokumentet innan parternas företrädare signerar. Lägg den överenskomna restpunktslistan och ekonomiska avstämningen bland huvuddokumenten när de ska undertecknas. Länka försändelsen till projektets avtalspost och kontrollera förseglade PDF:er. Uppdatera ansvar, datum och anteckningar på posten efter beslutet. Låt utsedda ansvariga följa upp den praktiska avslutslistan efter signeringen.