Leverantörsförsäkran om efterlevnad av uppförandekod

Vad dokumentet används till

En leverantörsförsäkran dokumenterar leverantörens uppgifter och åtaganden i förhållande till en uppförandekod. Den kan användas vid inköp och återkommande uppföljning. För att svaren ska bli användbara behöver leverantören veta vilka verksamheter och krav som omfattas och hur befintliga avvikelser ska redovisas utan att döljas bakom en allmän försäkran.

Förbered innehållet

Gå igenom följande innan ni fastställer den version som ska skickas. Skriv ut de överenskomna uppgifterna så att även den som tar över ärendet senare kan förstå dem.

• Identifiera kodens namn, datum och version samt vilka bolag och verksamhetsställen som omfattas.
• Skilj uppgifter om dagens situation från löften om framtida förbättringar eller införande av rutiner.
• Ange hur leverantören ska redovisa avvikelser, åtgärdsplan, ansvarig person och tid för uppföljning.
• Beskriv förväntningar på underleverantörer och vilket underlag som kan efterfrågas vid kontroll.
• Bestäm hur förändringar ska rapporteras och vad en utebliven eller felaktig försäkran ska leda till.

Vanliga missar och viktiga gränser

En undertecknad försäkran bekräftar leverantörens ställningstagande men är inte en oberoende revision. Välj därför en uppföljning som passar leveransen och de identifierade riskerna. Undvik frågor där ett ja kan betyda både full efterlevnad och en plan att senare uppfylla kravet. Begär förklaringar där svaret behöver kunna bedömas.

Tänk på vid digital signering

Låt en person med tillräcklig insyn och rätt mandat underteckna för leverantören. Ge denne den exakta kodversionen. Om själva koden ska omfattas av underskrifterna måste den ingå i det signerade innehållet, inte bara nämnas i mejlet.

Så kan Resly förenkla arbetet

I Resly kan inköpsansvarig granska försäkrans omfattning innan leverantören får inbjudan. Lägg koden som huvuddokument om även den ska signeras; bilagor är bara läsunderlag. Länka försändelsen till leverantörens avtalspost och spara senare signerade uppdateringar där. Den förseglade PDF-filen ger en tydlig version för uppföljning. Utse ansvarig för att bedöma avvikelser och kontrollera åtgärder, eftersom Resly inte verifierar leverantörens faktiska efterlevnad.