Överenskommelser om återbetalning

Vad dokumentet används till

En återbetalningsöverenskommelse anger hur pengar ska betalas tillbaka, exempelvis efter en felbetalning eller en avbruten företagsbeställning. Den gör kopplingen mellan den ursprungliga betalningen och återbetalningen tydlig. Det minskar risken att samma belopp hanteras två gånger eller att parterna förväntar sig olika slutbelopp. Vid en dubbelbetalning kan exempelvis båda betalningsreferenserna behöva anges tillsammans med vilken av transaktionerna som ska återföras till den ursprungliga betalaren.

Förbered underlaget

Gå igenom följande med den som ska använda och godkänna dokumentet. Beskriv det som gäller i just ert ärende så att villkoren går att kontrollera även efter överlämningen.

• Identifiera ursprungsbetalning, order eller annan grund för återbetalningen.
• Stäm av belopp, valuta och tidigare återförda belopp.
• Ange mottagare, betalningssätt och överenskommen genomförandetid.
• Beskriv eventuella avdrag och vad de grundas på.
• Bestäm vem som kontrollerar mottagandet och när ärendet räknas som avslutat.

Avgränsningar och vanliga misstag

Kontrollera ändrade kontouppgifter genom en känd kontaktväg innan utbetalning. En namnteckning på dokumentet ersätter inte den kontrollen. Var tydlig med om uppgörelsen bara gäller återbetalningen eller även avslutar andra krav kopplade till beställningen.

Inför digital signering

Låt ekonomi granska att beloppet inte redan har återbetalats och att mottagaren är rätt part. Ange en tydlig referens i dokumentet. Signeringen bekräftar villkoren för återbetalningen; banken och ekonomisystemet måste fortfarande hanteras separat.

Så hjälper Resly

Låt ekonomi granska belopp och betalningsreferens i Resly innan överenskommelsen signeras. Den kontrollpunkten hjälper ärendeansvarig att fånga fel i underlaget före godkännandet. Skicka överenskommelsen i en försändelse med ärendets referens. Följ statusen till försegling och använd slutdokumentet som underlag när ansvarig genomför och stämmer av återbetalningen.