Projektavtal

Vad dokumentet används till

Ett projektavtal skapar en gemensam ram när flera parter ska genomföra ett projekt. Det anger leveranser, ansvar, finansiering och hur beslut fattas. Avtalet behövs särskilt när resultatet beror på insatser från båda sidor. Beskriv exempelvis att leverantörens test kan börja först när beställaren lämnat godkänt underlag, och vem som får besluta om en ändrad tidplan.

Förbered underlaget

Gå igenom uppgifterna innan slutversionen skickas för godkännande. Anpassa omfattningen efter det faktiska ärendet och kontrollera att hänvisade handlingar går att identifiera.

• Lista parternas leveranser och beroenden mellan dem.
• Beskriv styrgrupp, projektledning och mandat att fatta ekonomiska beslut.
• Ange budget, betalningsmilstolpar och hantering av avvikelser.
• Bestäm ordning mellan avtal, projektplan och kravspecifikation.
• Reglera överlämning, fortsatt förvaltning och projektavslut.

Vanliga missförstånd och gränser

En styrgruppsanteckning kan annars uppfattas som både planering och en ny beställning. Skilj därför beslutsmandat från mötesdeltagande. Om flera dokument säger olika saker om slutdatum eller omfattning måste motsägelsen lösas innan signering. Ange också vilka antaganden budgeten bygger på och hur ändrade förutsättningar ska tas upp.

Att tänka på vid elektronisk signering

Identifiera vilka personer som företräder varje projektpart och vilka som endast granskar. Om en finansieringsgivare eller myndighet kräver ett separat beslut ska det hanteras för sig; projektparternas underskrifter är inte den externa instansens godkännande.

Så kan Resly stödja arbetet

I Resly kan projektledarna granska det samlade avtalsunderlaget innan parternas företrädare signerar i bestämd ordning. Ladda upp projektplan och kravspecifikation som huvuddokument när de ska undertecknas, eftersom bilagor inte signeras. Skapa projektets avtalspost från avtalslistan och länka försändelsen. Samla senare ändringsbeställningar på samma post med tydliga namn. Ansvariga och taggar hjälper er att hitta projektets avtal och samla uppföljningen.