Överenskommelse om tjänstledighet

Vad dokumentet används till

En överenskommelse om tjänstledighet beskriver hur en ledighetsperiod ska fungera i praktiken. Den kan behövas både för en ledighet som arbetsgivaren beviljar efter överenskommelse och som dokumentation kring en lagreglerad ledighet. Börja därför med att identifiera grunden innan ni bestämmer innehåll och hur ärendet ska godkännas.

Förbered innehållet

Gå igenom följande innan ni fastställer den version som ska skickas. Skriv ut de överenskomna uppgifterna så att även den som tar över ärendet senare kan förstå dem.

• Ange ledighetens grund, startdatum, slutdatum och om den omfattar hela eller delar av arbetstiden.
• Beskriv hur arbete förläggs vid partiell ledighet och hur kontakten med arbetsplatsen ska fungera.
• Klargör vilka löneförmåner, utrustning och behörigheter som ska hanteras under frånvaron.
• Skriv planerad återgång och rutinen för önskemål om förlängning eller tidigare återkomst.
• Utse ansvarig för bemanning och dokumentera hur berörda funktioner får nödvändiga uppgifter.

Vanliga missar och viktiga gränser

Rätt till ledighet beror på grunden. Studieledighetslagen ger exempelvis rätt till behövlig ledighet under vissa förutsättningar och innehåller regler om uppskov och återgång. Beskriv därför inte all tjänstledighet som fritt villkorad av arbetsgivarens godkännande. Ta bara med personliga skäl i den utsträckning ärendet behöver dem.

Tänk på vid digital signering

Klargör om underskriften avser beviljad ledighet eller en gemensam överenskommelse om praktiska detaljer. Ange frånvaroperioden uttryckligen; den följer inte av när dokumentet undertecknas. Separera eventuell känslig bakgrund från den vanliga personaladministrationen.

Så kan Resly förenkla arbetet

Låt HR granska ledighetens grund och omfattning i Resly innan dokumentet går till rätt undertecknare. Skapa en avtalspost om ni vill samla en tidsbegränsad ledighet och senare förlängningar, och länka respektive försändelse dit. Ange ansvarig och en påminnelse före slutdatum för planering av återgång. Kontrollera åtkomsten så att underlaget bara delas med dem som behöver det och för över frånvaron till era ordinarie system.